إدارة المشاريع مع Trello
Trello هو أداة رائعة ، حلم أصبح حقيقة بالنسبة للكثيرين. ماذا عن وجود السبورة البيضاء مع ملاحظات لاصقة عليها؟ سبورة بيضاء يمكنك حملها أينما ذهبت. سيكون معك في مكان عملك ، أثناء سفرك ، في المطعم ، في أي مكان. يمكنك إدارة جميع مشاريعك ، ومعرفة من يعمل عليها في أي وقت من اليوم ، ومشاهدة التغييرات التي تم إجراؤها على ملاحظات “ما بعد ذلك” عند الانتهاء ، وما إلى ذلك. كل هذا وأكثر يلخص ما يدور حوله Trello.
إنها أداة لإدارة المشاريع تعمل كملاحظة عبر الإنترنت. الهدف هو إبقاء جميع أعضاء المشروع في نفس الصفحة ، بحيث يعرف كل واحد ما يفعله الآخر ، حتى يتمكنوا من التحرك وفقًا لذلك. هذا يحافظ على مستويات الإنتاج عالية للغاية. تطبيق إدارة المشروع عبارة عن نظام من اللوحات والقوائم والبطاقات التي تساعد أعضاء الفريق على تتبع بعضهم البعض. فيما يلي الهيكل الأساسي لهذه الأداة:
- المجالس – مجلس الإدارة هو مشروع يعمل عليه فريق. فقط الأعضاء المضافون إلى اللوحة يمكنهم رؤية هذا المشروع بعينه. يمكن أيضًا التحكم في اللوحات ، واستخدامها لإرسال رسائل إلى زملائهم أعضاء الفريق ، وإضافة أنفسهم وأعضاء آخرين إلى البطاقات ، وبدء المحادثات ، وإرسال الملفات كمرفقات وإنشاء قوائم تحقق.
- القوائم – ستكون اللوحة مرهقة بعض الشيء عند تركها كما هي. لذا فهي مقسمة إلى قوائم تصنفها ضمن المتطلبات. تمثل القائمة أيضًا حالة المشروع – مستمر ، منتهي ، إلخ.
- البطاقة – يمكنك تقطيع اللوحة إلى بطاقات يمكن إضافتها ونقلها وتحريرها وحذفها. هذا يجعلها مرنة للغاية ، ويساعد في تصوير عنصر معين من المشروع. اعتمادًا على من يعمل وماذا على السبورة ، فإن التغييرات التي تم إجراؤها في البطاقات ستحافظ على شفافية المشروع. يمكنك أيضًا إرفاق الملفات والصور وإضافة الأعضاء والتسميات وإضافة تواريخ الاستحقاق والمواعيد النهائية وتعيين الأعضاء وقوائم المراجعة وما إلى ذلك.
هذا هو الفهم الأساسي للجوانب المختلفة للوحة Trello. تتمثل التحديات الرئيسية التي تواجهها معظم الشركات أثناء العمل في مشروع ما في العصف الذهني وجدولة المهام وتنظيم الأجزاء المتحركة. إنها مرهقة ، ولا يوجد ما يدعمها. إذا كنت تخطط لاستخدام Trello ، فإليك بعض الطرق الرائعة للقيام بها:
1) تنظيم المهام الخاصة بك لهذا اليوم
يمكن أن تصبح مهام اليوم مرهقة حقًا إذا لم يكن لديك شيء تعتمد عليه. من خلال هذا التطبيق ، يمكنك الحصول على عرض شامل لليوم والأسبوع والشهر والسنة بالكامل وما إلى ذلك. خطط لمشروعك بالاعتماد على الأداة ، ولا تفوت أي موعد نهائي. عزز قدرات اللوحة بشكل أكبر عن طريق الحفاظ على فترات زمنية لأجزاء مختلفة من اليوم لتسهيل الأمر.
2) إدارة مشروع مستمر
كما تم توضيحه من قبل ، يعمل Trello كأداة تعاون للتعامل مع المشاريع الجارية التي تعمل عليها أنت وفريقك. يمكنك إضافة أشخاص وتواريخ استحقاق وتتبع التقدم ودعوة المزيد من الأشخاص وإبقاء نفسك على اطلاع دائم بما يحدث في مشروعك في أي وقت من اليوم. وفي الوقت الفعلي. مما يعني أنه عندما يقوم شخص ما بإجراء تغييرات على إحدى البطاقات ، يمكنك رؤيتها على الفور.
3) طريقة أفضل للعودة إلى مشروعك
يوفر Trello الفرصة للتفكير في أنشطة المشاريع السابقة بأثر رجعي. يستخدم العديد من قادة المشروع هذه الأداة للاجتماعات بأثر رجعي ، خاصة للفرق البعيدة. يلغي هذا أيضًا الحاجة إلى كتابة الملاحظات للأعضاء لأنه قد يصبح مرهقًا على المدى الطويل ، وقد يفوتك شخص ما.
4) جدولة الرؤية
تتمثل مهمة مدير المشروع في تنسيق المشروع والتأكد من بقاء كل عضو في الحلقة. إذا كان لديك جدول زمني شامل واجتماعات متكررة ، فسيكون من الجيد تدوينها جميعًا في Trello ، بدلاً من تثبيتها في لوحة الملاحظات. سيضمن وضع علامات على الأعضاء المهمين تلقيهم الرسائل.
5) هرولة ذاكرة مفيدة
Trello رائع للمهام الشخصية أيضًا. يمكنك تدوين النقاط عند بدء مشروع جديد ، شيء مثل قائمة المهام التي يمكنك الاحتفاظ بها خاصة. يمكنك التخطيط للمناسبات الشخصية والرسمية على شكل بطاقات ، حتى تتمكن من العودة في أي وقت والتحقق منها.
الأداة التعاونية تساعد في اجتماعات العميل
يمثل العمل مع العديد من العملاء في وقت واحد تحديًا دائمًا لأنه يتعين عليك مواكبة مطالبهم وتتبع أفكارهم واقتراحاتهم والعمل عليها. يمكن تخصيص لوحة لكل عميل ، حيث يمكنهم عرض نجاح المشروع. يمكنك اختيار وضعها في وضع المراقب (حيث يُسمح للعميل فقط بنشر “التعليقات” ، وعدم إجراء أي تغييرات جادة).
قم بتدوين اجتماعات كل عميل في هذه اللوحات ، وإضافة قائمة بالتوصيات والأفكار ، ووضع الأشياء في قائمة الانتظار ، والتحقق مما هو مطلوب ، والحصول على الموافقة على أفكار العمل الجديدة ، ومساهمات زملائك العاملين ، والدخول في مناقشات عميقة حول المشروع وما إلى ذلك. هذا أفضل بكثير من البريد الإلكتروني ، حيث تكون فرص فقدان سلسلة المحادثة أسهل بكثير.
عظيم لتخطيط التقويمات التحريرية
من الإضافات الأخيرة للوحة Trello التقويم التحريري الذي يمكنك استخدامه لأنشطة تسويق المحتوى. تستخدم مواقع الويب مثل Mashable و ReadWrite هذا المنتدى لتخطيط محتواها ومدوناتها. ومن ثم فهو مثالي للاستخدام الداخلي والخارجي. يمكن لأعضاء الفريق المختلفين في اللوحة فهم حالة كل محتوى ، بما في ذلك ما يتم نشره وما ينتظر نشره وما إلى ذلك. ملصقات ملونة لفهم الأفكار والموضوعات المختلفة.
استنتاج
تجعل الواجهة المفتوحة والتصميم البسيط لـ Trello من شعبية كبيرة. تستخدم الأداة نظام Kanban ، الذي تم تطويره في Toyota لتوفير أداء مستقر. يمكن استخدامه أيضًا لإدارة المشاريع الرشيقة ، إذا كان المشروع صغيرًا.
ستكون الأداة التعاونية حلاً جيدًا لأبحاث المستخدم الخاصة بك أيضًا. يمكنك أن تشعر بكل بياناتك في اللوحات ، وتحقق منها بحثًا عن الأنماط. إن تنظيمها بشكل صحيح سيعطيك نتائج مذهلة. سيساعدك الاستخدام الحكيم للوحات على تحقيق الشفافية والمساءلة في جميع مشاريعك. استكشفها واشعر بالفرق. حظا سعيدا تريلو جي!
مقالات مشوقة :
يقدم Hubstaff نصائح حول كيفية استخدام Trello
مزيد من المعلومات حول أداة إدارة المشروع هذه على WPCurve
Flickr.com / روزنفيلد / مقهى العلوم / ماثيو
نبذة عن الكاتب: تعمل ريما كقائدة فكر في PHPBabu.
