كيفية إدارة فريق بعيد بنجاح
تتمتع الاستعانة بمصادر خارجية بعدد من المزايا ، ولكن عندما يتعلق الأمر بإدارة فريق بعيد ، فأنت بحاجة إلى توخي الحذر وتنفيذ السلطة التقديرية. السبب الرئيسي هو أنك لا تستطيع رؤية أعضاء الفريق في الجسد والعظام ، وبالتالي ، يكون مستوى التفاعل أقل مقارنة بالعمل من نفس المكتب.
إذا كنت تتطلع إلى الاستفادة من فوائد الاستعانة بمصادر خارجية ، فإن النجاح يكمن في تقليل العيوب وتعظيم مزايا الاستعانة بمصادر خارجية. تختلف أنواع القوى العاملة: داخل الشركة (حيث يكون لديك الفريق بأكمله يعمل من مكتبك) ، والقوى الهجينة (حيث يكون لديك تعاون بين كل من الفريق الداخلي والبعيد) والفرق البعيدة (من مناطق جغرافية مختلفة ، اعتمادًا على طبيعة المشروع والخبرة المطلوبة).
1. تكنولوجيا عقد المؤتمرات عن طريق الفيديو
الذكاء التكنولوجي مهم جدًا إذا كنت تريد إدارة فريق بعيد بشكل فعال. عند إضافة أعضاء جدد إلى الفريق ، يمكنك دعوتهم لعقد مؤتمر عبر الفيديو ، حيث يمكنك تقديم العضو الجديد إلى باقي أعضاء الفريق ، وإجراء جولة افتراضية في المكتب.
يمكن أن يتبع ذلك أيضًا رسائل البريد الإلكتروني “للتعرف على” والمكالمات الهاتفية بحيث يمكن مطابقة الترددات بين أعضاء الفريق. استمر في هذا التعاون من خلال عقد اجتماعات منتظمة كل أسبوع ، حتى يتمكنوا من اكتشاف طرق للعمل معًا بأكثر الطرق فعالية. يمكن لاجتماعات الفريق المنتظمة والمجدولة أن تجعل العمال البعيدين يشعرون بأنهم جزء من الفريق. بمجرد أن يختفي الشعور بالغربة ، فإنهم يشعرون بالاتصال المستمر.
2. مديري البرامج الموهوبين لاكتشاف المهارات
قم بتعيين مدير برنامج ماهر وذوي خبرة يمكنه التعامل بسهولة مع الفرق البعيدة. يجب أن يكون قادرًا على تحديد الكفاءات وتعيين المهام وفقًا لذلك. يجب ألا يكون أعضاء الفريق ومدير المشروع غير مرئيين لبعضهم البعض ، حيث يقلق الفريق بشأن الشعور “بعيدًا عن الأنظار ، بعيدًا عن العقل”. وطوال الوقت ، سيواجه مدير المشروع القلق بشأن إنتاجية الفريق. إذا كانت التكنولوجيا جيدة ومستمرة ، فلا داعي للقلق بشأن عدم قدرة قائد المشروع على الإشراف المادي على ما يحدث وكيف يتحرك المشروع. ومع ذلك ، من المهم تحديد الأهداف وتقييم عملهم من وقت لآخر ، حتى يتمكن القادة من قياس أداء أعضاء فريقهم بدقة. ومع ذلك ، يجب أن يكون المدير أكثر تنظيماً لأنه يتعامل مع فريق لا يعمل مثل الفريق التقليدي. قد يأتون من ثقافات مختلفة ، ويعملون في ساعات مختلفة ، لذلك من المهم خلق شعور بالعمل الجماعي والمجتمع لإدارتهم بفعالية. من المهم معاملة كل عضو في الفريق البعيد بطريقة متسقة.
3. توظيف الأشخاص المناسبين فقط مع السمات الصحيحة
العمل من المنزل سهل ، لكن العمل بالتزام ليس كذلك ، لأن المشتتات تأتي من اتجاهات مختلفة. يتطلب الأمر لباقة للعثور على أشخاص يمكنهم العمل بشكل منتج من المنزل. سوف يستمتعون بالعمل مع التركيز وسيقدمون في الوقت المحدد. إذا تمكنت من العثور على أشخاص “مبتدئين بأنفسهم” ، فهذا يمثل نصف المهمة لأنه يمكنك العثور على السمات والمهارات التالية فيهم
-
- مصداقية
- منظم
- تعاون
- مهارات التواصل
- قابل للتكيف مع متطلبات الشركة
- خبرة في تحديد أولويات الأعمال
- سيكون لديهم دوافع ذاتية
- امتلاك أخلاقيات عمل جديرة بالثناء
انتبه أثناء تعيين المجندين وقم بتقييم مهاراتهم اللغوية من خلال التواصل من خلال أوضاع مختلفة مثل Skype والهاتف والبريد الإلكتروني. ستسلط كل من هذه الوسائط الضوء على طرق الاتصال المختلفة وتصور مدى قدرة الشخص على تكوين الجمل والكتابة بشكل متماسك. ستكون الرسائل الإلكترونية هي المؤشر المثالي على مدى جودة (ومدى تكرار) استجابة الشخص في المستقبل. تعتبر المكالمة الهاتفية مهمة لأنها تعرض المهارات اللفظية للشخص واستخدامه للنطق.
4. إبقاء خطوط الاتصال مفتوحة
من المهم أن يكون لديك اتصال بين الفريق البعيد والفريق في مكتبك. يجب إرسال الأفكار أو التغييرات في الخطط على الفور من خلال الدردشات أو رسائل البريد الإلكتروني أو الوسائل الهاتفية يوميًا.
شجع فريقك البعيد على الابتكار ، وألهمهم للوصول بأفكار جديدة. تأكد من إطلاعك على تقدم المشروع كل يوم ؛ والحفاظ على توقعاتك في نصابها الصحيح. إن الانتباه لكيفية عمل الأشياء عندما يكون فريقك بعيدًا يحل نصف المشاكل ويضع أهدافًا واقعية. ينطوي التفكير على معرفة وقت العمل ، وخطوط الاتصال التي يجب أن تظل مفتوحة ، ومتى تبدأ الحوارات مع الفريق ، وكيفية الإعلان عن الإجازات (الناس هم ثقافات ومعتقدات مختلفة).
إليك نصيحة صغيرة حول كيفية استخدام قنوات الاتصال المختلفة:
رسائل البريد الإلكتروني – عندما تريد توصيل شيء ما يجب تسجيله رسميًا.
الدردشات – يمكن استخدام Whatsapp أو Hangouts للمناقشات الجماعية والمحادثات غير الرسمية بين الأعضاء
Skype – عندما تحتاج إلى مناقشة شيء ما مع أعضاء الفريق وتحتاج إلى مدخلاتهم المباشرة ؛ يمكن أن تستغرق مناقشات Skype طرقًا طويلة إذا استمرت الحاجة
الهاتف – عندما تريد توصيل شيء ما بسرعة كبيرة ، وتستغرق الكتابة وقتًا ؛ تأكد أيضًا من توصيل الرسالة بوضوح. يمكن توصيل الكثير من خلال نبرة الصوت.
5. امنح الموظفين فائدة من وجهة نظر الطائر
غالبًا ما يكون الموظفون عن بُعد في الطرف المتلقي ، ويفشلون في الحصول على نظرة شاملة للمشروع. على الرغم من أن كل عضو في الفريق يعمل على تحقيق هدف طويل المدى ، إلا أنهم يميلون إلى العزلة لأنهم لا يملكون أي فكرة عن الشكل المتوقع للمشروع بأكمله. قد تكون مواقع الويب مثل Trello أو تطبيقات مثل Cove مفيدة في سرد أهداف الفريق طويلة المدى وقصيرة المدى ، ثم تحديد مهام كل شخص. بهذه الطريقة ، سيعرف الفريق بأكمله ما الذي يعمل عليه الآخر.
خواطر ختامية
يعد العمل عن بُعد حلاً رائعًا لتوظيف أفضل المواهب في الصناعة ، بغض النظر عن مكان تواجدهم. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنه أيضًا تقليل وقت التنقل ، حتى يتمكن الموظفون من زيادة ساعات العمل الإنتاجية. تضمن الإدارة السليمة للعمل أن يكون الموظفون أكثر صحة وسعادة وإنتاجية.
يمكن ضمان نجاح إعداد العمل الافتراضي بمجرد إبلاغ الفريق بما هو متوقع. لذلك من المهم توضيح الأهداف والغايات لجميع العاملين عن بعد حتى يحصلوا على الرسالة على النحو المنشود. وعندما تعقد اجتماعات عبر الإنترنت (والتي يجب أن تتم بطريقة أكثر انتظامًا من اجتماعات المكتب التقليدية) ، خاطب كل موظف بالاسم ، وامنحه فرصة لطرح الأسئلة أو طرح الشكوك. بهذه الطريقة ، يمكن تخفيف أي غموض يتعلق بالمشروع.
Flickr.com / neel nk، Uitleg & tekst، Prakash Bhosale
نبذة عن الكاتب: تعمل ريما كقائدة فكر في PHPBabu.
