Hvordan man leder et team på afstand med succes
Outsourcing har en række fordele, men når det drejer sig om at lede et fjernteam, skal du være forsigtig og udvise diskretion. Hovedårsagen er, at du ikke kan se teammedlemmerne i kød og blod, og derfor er interaktionsniveauet mindre end ved at arbejde fra det samme kontor.
Hvis du ønsker at udnytte fordelene ved outsourcing, skal du minimere ulemperne og maksimere fordelene ved outsourcing for at få succes. Der findes forskellige former for arbejdsstyrker: interne teams (hvor hele teamet arbejder fra dit kontor), hybrider (hvor du har et samarbejde mellem både interne og eksterne teams) og eksterne teams (fra forskellige geografiske områder, afhængigt af projektets art og den nødvendige ekspertise).
1. Videokonferenceteknologi
Teknologisk dygtighed er meget vigtig, hvis du skal kunne lede et fjernteam effektivt. Når du tilføjer nye medlemmer til teamet, kan du invitere dem til en videokonference, hvor du kan præsentere det nye medlem for resten af teamets medlemmer og give dem en virtuel rundvisning på kontoret.
Dette kan også følges op af e-mails og telefonopkald, så frekvenserne mellem teammedlemmerne kan afstemmes. Fortsæt dette samarbejde ved at holde regelmæssige møder hver uge, så de kan finde ud af, hvordan de kan arbejde sammen på den mest effektive måde. Regelmæssige og planlagte teammøder kan få fjernarbejderne til at føle sig som en del af teamet. Når først følelsen af fremmedgørelse forsvinder, føler de sig forbundet, konstant.
2. Talentfulde programledere til at finde frem til de færdigheder
Ansæt en dygtig og erfaren programleder, som nemt kan håndtere fjernte teams. Han skal være i stand til at identificere kompetencer og tildele opgaver i overensstemmelse hermed. Teammedlemmerne og projektlederen bør ikke være usynlige for hinanden, og teamet skal ikke være bekymret for følelsen af “ude af syne, ude af sind”. Og hele tiden kæmper projektlederen med bekymringer om teamets produktivitet. Hvis teknologien er god og kontinuerlig, behøver projektlederen ikke at bekymre sig om, at han ikke fysisk kan overvåge, hvad der sker, og hvordan projektet skrider fremad. Det er dog vigtigt at opstille mål og vurdere deres arbejde fra tid til anden, så lederne kan måle deres teammedlemmers præstationer nøjagtigt. Lederen skal dog være mere organiseret, fordi han/hun har at gøre med et team, der ikke fungerer som et traditionelt team. De kan komme fra forskellige kulturer og arbejde på forskellige tidspunkter, så det er vigtigt at skabe en følelse af teamwork og fællesskab for at kunne håndtere dem effektivt. Det er vigtigt at behandle hvert enkelt medlem af fjernteamet på en ensartet måde.
3. Ansæt kun de rigtige personer med de rigtige egenskaber
Det er nemt at arbejde hjemmefra, men det er ikke nemt at arbejde engageret, fordi der kommer distraktioner fra forskellige sider. Det kræver takt at finde folk, der kan arbejde produktivt hjemmefra. De vil nyde at arbejde med fokus og levere til tiden. Hvis du kan finde folk, der er “selvstartere”, er halvdelen af arbejdet gjort, fordi du kan finde følgende træk og færdigheder hos dem
-
- Pålidelighed
- Organiseret
- Samarbejde
- Kommunikationsegenskaber
- Kan tilpasses til virksomhedens krav
- Erfaring med prioritering af arbejder
- vil være selvmotiveret
- besidder en prisværdig arbejdsetik
Vær opmærksom, når du ansætter nye medarbejdere, og vurder deres sprogfærdigheder ved at kommunikere via forskellige måder som Skype, telefon og e-mail. Hvert af disse medier vil fremhæve de forskellige måder at kommunikere på og vise, hvor godt en person kan danne sætninger og skrive sammenhængende. Mails ville være den perfekte indikation af, hvor godt (og hvor ofte) personen ville svare i fremtiden. Telefonsamtalen er vigtig, fordi den viser personens verbale færdigheder og udtale.
4. At holde kommunikationslinjerne åbne
Det er vigtigt at have kommunikation mellem det eksterne team og teamet på dit kontor. Idéer eller ændringer i planer bør kommunikeres øjeblikkeligt via chats, e-mails eller telefoni dagligt.
Opmuntre dit fjernteam til at være innovative, og inspirer dem til at komme med nye idéer. Sørg for, at du bliver informeret om projektets fremskridt hver dag, og hold dine forventninger i orden. Ved at være opmærksom på, hvordan tingene fungerer, mens dit team er eksternt, løser du halvdelen af problemerne, og sæt realistiske mål. At være opmærksom indebærer at vide, hvornår man skal arbejde, hvilke kommunikationslinjer der skal holdes åbne, hvornår man skal starte dialoger med teamet, hvordan man annoncerer ferier (folk har forskellige kulturer og trosretninger).
Her er et lille tip om, hvordan du kan bruge forskellige kommunikationskanaler:
E-mails – Når du ønsker at kommunikere noget, der skal registreres officielt.
Chats – Whatsapp eller Hangouts kan bruges til gruppediskussioner og uformelle samtaler mellem medlemmerne
Skype – Når du har brug for at drøfte noget med teammedlemmerne og har brug for deres direkte input; Skype-diskussioner kan tage lang tid, hvis behovet er vedvarende.
Telefon – Når du vil kommunikere noget meget hurtigt, og det tager tid at skrive, skal du også sørge for, at budskabet er klart og tydeligt. Meget kan kommunikeres gennem tonen i stemmen.
5. Giv medarbejderne et fugleperspektiv
Ofte er de fjernansatte medarbejdere i den modtagende ende, og de får ikke et overblik over projektet i fugleperspektiv. Selv om hvert enkelt medlem af teamet arbejder hen imod et langsigtet mål, har de en tendens til at blive isoleret, fordi de ikke har nogen idé om, hvordan hele projektet forventes at se ud. Websites som Trello eller apps som Cove kan være nyttige til at opstille teamets langsigtede og kortsigtede mål og derefter specificere hver enkelt persons opgaver. På den måde ved hele holdet, hvad de andre arbejder på.
Afsluttende tanker
Fjernarbejde er en fantastisk løsning til at ansætte de bedste talenter i branchen, uanset hvor de befinder sig. Derudover kan det også reducere pendlingstiden, så medarbejderne kan arbejde mere produktivt. En god arbejdsstyring sikrer, at medarbejderne er sundere, gladere og mere produktive.
Succesen med virtuelle arbejdsforhold kan sikres, når du kommunikerer til teamet, hvad der forventes. Det er derfor vigtigt at formulere målene og målsætningerne for alle fjernmedarbejdere, så de får budskabet som tilsigtet. Og når du holder onlinemøder (som bør finde sted mere regelmæssigt end traditionelle møder på kontoret), skal du henvende dig til hver enkelt medarbejder ved navn og give dem mulighed for at stille spørgsmål eller tvivlsspørgsmål. På denne måde kan enhver uklarhed vedrørende projektet afbødes.
Flickr.com / neel nk, Uitleg & tekst, Prakash Bhosale
Om forfatteren: Reema arbejder som Thought Leader hos PHPBabu.
