Projektstyring med Trello
Trello er et fantastisk værktøj, en drøm, der går i opfyldelse for mange. Hvad med at have en whiteboardtavle med post-it-notater på? Et whiteboard, som du kan have med dig overalt. Du kan have den med dig på din arbejdsplads, på din rejse, på restauranten, hvor som helst. Du kan administrere alle dine projekter, se, hvem der arbejder på dem på et hvilket som helst tidspunkt af dagen, se de ændringer, der foretages på post-it-notaterne, når de er udført osv. Alt dette og meget mere opsummerer, hvad Trello handler om.
Det er et projektstyringsværktøj, der fungerer som en online post it note. Målet er at holde alle projektmedlemmer på samme side, så de alle ved, hvad de andre laver, og kan handle i overensstemmelse hermed. Dette holder produktionsniveauet ekstremt højt. Projektstyringsappen er et system af tavler, lister og kort, der hjælper teammedlemmerne med at holde styr på hinanden. Her er en grundlæggende struktur for dette værktøj:
- Boards – Board er et projekt, som et team arbejder på. Kun medlemmer, der er tilføjet til bestyrelsen, kan se det pågældende projekt. De kan også styre tavlerne, bruge dem til at sende beskeder til deres kolleger, tilføje sig selv og andre medlemmer til kortene, indlede samtaler, sende filer som vedhæftede filer og oprette tjeklister.
- Lister – Tavlen vil være lidt besværlig, hvis den forbliver som den er nu. Så det er opdelt i lister, som vil kategorisere dem blandt kravene. Listen viser også projektets status – igangværende, afsluttet osv.
- Kort – Du kan dele brættet yderligere op i kort, som kan tilføjes, flyttes, redigeres og slettes. Det gør det meget fleksibelt og hjælper med at skildre et specifikt element af projektet. Afhængigt af, hvem der arbejder med hvad i bestyrelsen, vil ændringerne i kortene sikre, at projektet forbliver gennemsigtigt. Du kan også vedhæfte filer og billeder, tilføje medlemmer, etiketter, tilføje forfaldsdatoer og frister, tildele medlemmer, tjeklister osv.
Dette er en grundlæggende forståelse af de forskellige aspekter af Trello-tavlen. De største udfordringer, som de fleste virksomheder står over for, når de arbejder på et projekt, er brainstorming, planlægning af opgaver og orkestreringen af de bevægelige dele. Det er stressende uden noget at støtte dem. Hvis du har planer om at bruge Trello, så er her nogle fantastiske måder at gøre det på:
1) Organiser dine opgaver for dagen
Dagens opgaver kan virkelig blive besværlige, hvis du ikke har noget at stole på. Med denne app kan du få et overblik over hele dagen, ugen, måneden, året osv. i fugleperspektiv. Planlæg dit projekt ved at bruge værktøjet, og gå aldrig glip af en deadline. Forbedre bestyrelsens muligheder yderligere ved at oprette tidsblokke for forskellige dele af dagen for at gøre det lettere.
2) Administrer et igangværende projekt
Som forklaret tidligere fungerer Trello som et samarbejdsværktøj til at håndtere igangværende projekter, som du og dit team arbejder på. Du kan tilføje personer, forfaldsdatoer, følge udviklingen, invitere flere personer og holde dig selv opdateret om, hvad der sker i dit projekt på et hvilket som helst tidspunkt af dagen. Og i realtid. Det betyder, at når nogen ændrer et af kortene, kan du se det med det samme.
3) En bedre måde at gå tilbage til dit projekt på
Trello giver mulighed for at reflektere over aktiviteterne i de tidligere projekter i retrospektiv tilstand. Mange projektledere bruger dette værktøj til retrospektive møder, især for fjernte teams. Dette eliminerer også behovet for at skrive sedler til medlemmerne, da det kan blive besværligt i det lange løb, og du kan måske endda gå glip af nogen.
4) Synlighed i planlægningen
Projektlederens opgave er at koordinere projektet og sørge for, at alle medlemmer holdes orienteret. Hvis du har en overordnet tidsplan og tilbagevendende møder, kan det være en god idé at notere dem alle i Trello i stedet for at sætte dem op på opslagstavlen. Ved at tagge vigtige medlemmer sikrer du, at de modtager beskederne.
5) En nyttig hukommelsesjogger
Trello er også fantastisk til personlige opgaver. Du kan notere punkter, når du starter et nyt projekt, som en slags to-do-liste, som du kan holde privat. Du kan planlægge personlige og officielle begivenheder i form af kort, så du når som helst kan gå tilbage og se på dem.
Det kollaborative værktøj hjælper i forbindelse med kundemøder
Det er altid en udfordring at arbejde med flere kunder ad gangen, fordi du skal følge med i deres krav, holde styr på deres idéer og forslag og arbejde med dem. Hver kunde kan få tildelt en tavle, hvor de kan se projektets succes. Du kan vælge at have dem i observatørtilstand (hvor klienten kun kan skrive “kommentarer”, men ikke foretage nogen alvorlige ændringer).
Noter alle kundemøder på disse tavler, tilføj en liste over anbefalinger og idéer, sæt ting i kø, tjek, hvad der er behov for, få godkendelse af nye arbejdsidéer, bidrag fra kolleger, gå ind i dybe diskussioner om projektet osv. Dette er meget bedre end e-mail, hvor det er meget lettere at miste tråden i samtalen.
Perfekt til planlægning Redaktionelle kalendere
En nyere tilføjelse til Trello-tavlen er den redaktionelle kalender, som du kan bruge til indholdsmarkedsføringsaktiviteter. Websteder som Mashable og ReadWrite bruger denne tavle til at planlægge deres indhold og blogs. Derfor er den perfekt til både intern og ekstern brug. Forskellige teammedlemmer i bestyrelsen kan forstå status for hvert indhold, herunder hvad der er offentliggjort, hvad der venter på at blive offentliggjort osv. Farvede etiketter til at forstå forskellige idéer og emner.
Konklusion
Trellos åbne grænseflade og enkle design gør det meget populært. Værktøjet anvender Kanban-systemet, der er udviklet i Toyota, for at sikre en stabil ydeevne. Den kan også bruges til agil projektstyring, hvis projektet er lille.
Det kollaborative værktøj vil også være en god løsning til din brugerundersøgelse. Du kan mærke alle dine data i tavlerne og tjekke dem for mønstre. Hvis du organiserer dem korrekt, vil du få overraskende resultater. En fornuftig brug af bestyrelserne vil hjælpe dig med at skabe gennemsigtighed og ansvarlighed i alle dine projekter. Udforsk det, og mærk forskellen. Held og lykke med Trello-ing!
Interessante artikler :
Hubstaff giver råd om, hvordan du bruger Trello
Flere oplysninger om dette projektstyringsværktøj på WPCurve
Flickr.com / Rosenfeld / Science Cafe / Matthew
Om forfatteren: Reema arbejder som Thought Leader hos PHPBabu.
