Projektverwaltung mit Trello
Trello ist ein Wunderwerkzeug, ein wahr gewordener Traum für viele. Wie wäre es mit einem Whiteboard mit Post-it-Notizen darauf? Ein Whiteboard, das Sie überallhin mitnehmen können. Es begleitet Sie an Ihrem Arbeitsplatz, auf Reisen, im Restaurant, überall. Sie können alle Ihre Projekte verwalten, sehen, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt des Tages daran arbeitet, sehen, welche Änderungen an den „Post-it“-Notizen vorgenommen werden, und so weiter. All dies und mehr fasst zusammen, worum es bei Trello geht.
Es ist ein Projektmanagement-Tool, das wie ein Online-Post-it-Zettel funktioniert. Ziel ist es, alle Projektmitglieder auf dem gleichen Stand zu halten, so dass jeder weiß, was der andere tut, und sie entsprechend handeln können. Dadurch bleibt das Produktionsniveau extrem hoch. Die Projektmanagement-App ist ein System von Tafeln, Listen und Karten, das den Teammitgliedern hilft, den Überblick übereinander zu behalten. Hier ist die Grundstruktur dieses Tools:
- Boards – Ein Board ist ein Projekt, an dem ein Team arbeitet. Nur Mitglieder, die dem Board hinzugefügt wurden, können das jeweilige Projekt sehen. Außerdem können sie die Boards steuern, Nachrichten an ihre Teammitglieder senden, sich selbst und andere Mitglieder zu den Karten hinzufügen, Unterhaltungen beginnen, Dateien als Anhänge versenden und Checklisten erstellen.
- Listen – Die Tafel ist etwas unhandlich, wenn man sie so belässt, wie sie ist. Es wird also in Listen unterteilt, die sie unter Anforderungen kategorisieren würden. Die Liste zeigt auch den Stand des Projekts an – laufend, abgeschlossen usw.
- Karte – Sie können das Spielbrett weiter in Karten unterteilen, die hinzugefügt, verschoben, bearbeitet und gelöscht werden können. Das macht sie sehr flexibel und hilft dabei, ein bestimmtes Element des Projekts darzustellen. Je nachdem, wer was im Vorstand arbeitet, würden die in den Karten vorgenommenen Änderungen das Projekt transparent halten. Sie können auch Dateien und Bilder anhängen, Mitglieder und Etiketten hinzufügen, Fälligkeitsdaten und Fristen einfügen, Mitglieder zuweisen, Checklisten erstellen usw.
Dies ist ein grundlegendes Verständnis für die verschiedenen Aspekte des Trello-Boards. Die größten Herausforderungen, mit denen die meisten Unternehmen bei der Arbeit an einem Projekt konfrontiert werden, sind das Brainstorming, die Planung von Aufgaben und die Orchestrierung der beweglichen Teile. Diese sind anstrengend, ohne etwas, das sie unterstützt. Wenn Sie vorhaben, Trello zu verwenden, finden Sie hier einige unglaubliche Möglichkeiten, diese zu nutzen:
1) Organisieren Sie Ihre Aufgaben für den Tag
Die Aufgaben des Tages können sehr mühsam werden, wenn man nicht etwas hat, auf das man sich verlassen kann. Mit dieser App können Sie den gesamten Tag, die Woche, den Monat, das Jahr usw. aus der Vogelperspektive betrachten. Planen Sie Ihr Projekt mit Hilfe des Tools und verpassen Sie keinen Termin. Erweitern Sie die Möglichkeiten des Boards, indem Sie Zeitblöcke für verschiedene Teile des Tages einrichten, um die Arbeit zu erleichtern.
2) Verwalten Sie ein laufendes Projekt
Wie bereits erwähnt, dient Trello als Kollaborationstool zur Bearbeitung laufender Projekte, an denen Sie und Ihr Team arbeiten. Sie können Personen und Fälligkeitstermine hinzufügen, den Fortschritt verfolgen, weitere Personen einladen und sich jederzeit darüber informieren, was in Ihrem Projekt vor sich geht. Und das in Echtzeit. Das heißt, wenn jemand Änderungen an einer Karte vornimmt, können Sie das sofort sehen.
3) Eine bessere Möglichkeit, zu Ihrem Projekt zurückzukehren
Trello bietet die Möglichkeit, die Aktivitäten der vorangegangenen Projekte im Retrospektivmodus zu reflektieren. Viele Projektleiter verwenden dieses Tool für retrospektive Besprechungen, insbesondere bei Remote-Teams. Damit entfällt auch die Notwendigkeit, Notizen an die Mitglieder zu schreiben, da dies auf Dauer mühsam werden könnte und man vielleicht sogar jemanden übersieht.
4) Planungssicherheit
Die Aufgabe des Projektleiters besteht darin, das Projekt zu koordinieren und dafür zu sorgen, dass jedes Mitglied auf dem Laufenden bleibt. Wenn Sie einen übergreifenden Zeitplan und wiederkehrende Besprechungen haben, wäre es gut, sie alle in Trello zu notieren, anstatt sie an die Pinnwand zu heften. Durch die Kennzeichnung wichtiger Mitglieder wird sichergestellt, dass diese die Nachrichten erhalten.
5) Eine nützliche Gedächtnisstütze
Trello ist auch für persönliche Aufgaben geeignet. Sie können Punkte notieren, wenn Sie ein neues Projekt beginnen, so etwas wie eine To-Do-Liste, die Sie für sich behalten können. Sie können persönliche und dienstliche Ereignisse in Form von Karten planen, so dass Sie jederzeit darauf zurückgreifen und sie überprüfen können.
Das kollaborative Tool hilft bei Kundengesprächen
Mit mehreren Kunden gleichzeitig zu arbeiten, ist immer eine Herausforderung, denn man muss mit ihren Anforderungen Schritt halten, ihre Ideen und Vorschläge im Auge behalten und sie bearbeiten. Jedem Kunden kann ein Board zugewiesen werden, auf dem er den Erfolg des Projekts verfolgen kann. Sie können sie in den Beobachtermodus versetzen (in dem der Kunde nur „Kommentare“ abgeben, aber keine ernsthaften Änderungen vornehmen kann).
Notieren Sie jedes Kundentreffen in diesen Tafeln, fügen Sie eine Liste mit Empfehlungen und Ideen hinzu, stellen Sie Dinge in die Warteschlange, prüfen Sie, was benötigt wird, holen Sie die Zustimmung zu neuen Arbeitsideen und Beiträgen von Kollegen ein, führen Sie intensive Diskussionen über das Projekt usw. Das ist viel besser als eine E-Mail, bei der man viel leichter den Gesprächsfaden verliert.
Ideal für die Planung von Redaktionskalendern
Eine neue Ergänzung für das Trello-Board ist der Redaktionskalender, den Sie für Content-Marketing-Aktivitäten verwenden können. Websites wie Mashable und ReadWrite nutzen dieses Board, um ihre Inhalte und Blogs zu planen. Es ist daher sowohl für den internen als auch für den externen Gebrauch geeignet. Die verschiedenen Teammitglieder können den Status der einzelnen Inhalte einsehen, z. B. was bereits veröffentlicht wurde und was noch zu veröffentlichen ist usw. Farbige Beschriftungen zum Verständnis verschiedener Ideen und Themen.
Fazit
Die offene Schnittstelle und das einfache Design von Trello machen es sehr beliebt. Das Tool verwendet das Kanban-System, das von Toyota entwickelt wurde, um eine stabile Leistung zu gewährleisten. Es kann auch für das agile Projektmanagement verwendet werden, wenn es sich um ein kleines Projekt handelt.
Das kollaborative Tool wäre auch eine gute Lösung für Ihre Nutzerforschung. Sie können alle Ihre Daten in den Tafeln abtasten und sie auf Muster überprüfen. Wenn Sie sie richtig organisieren, werden Sie überraschende Ergebnisse erzielen. Der sinnvolle Einsatz der Tafeln wird Ihnen helfen, Transparenz und Verantwortlichkeit in all Ihren Projekten zu schaffen. Probieren Sie es aus und spüren Sie den Unterschied. Viel Glück beim Trello-ing!
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Über den Autor: Reema arbeitet als Thought Leader bei PHPBabu.
