Cómo gestionar con éxito un equipo remoto
La externalización tiene muchas ventajas, pero cuando se trata de gestionar un equipo remoto, hay que actuar con cautela y discreción. La razón principal es que no puedes ver a los miembros del equipo en carne y hueso y, por lo tanto, el nivel de interacción es menor en comparación con el trabajo desde la misma oficina.
Si quiere aprovechar las ventajas de la externalización, el éxito radica en minimizar los inconvenientes y maximizar las ventajas de la externalización. Las plantillas son de distintos tipos: internas (en las que todo el equipo trabaja desde la oficina), híbridas (en las que colaboran equipos internos y remotos) y remotas (de distintas zonas geográficas, según la naturaleza del proyecto y los conocimientos necesarios).
1. Tecnología de videoconferencia
La brillantez tecnológica es muy importante para gestionar eficazmente un equipo remoto. Cuando añada nuevos miembros al equipo, puede invitarlos a una videoconferencia, en la que podrá presentar al nuevo miembro al resto de los miembros del equipo y dar una vuelta virtual por la oficina.
A esto le pueden seguir correos electrónicos y llamadas telefónicas para «conocerse», de modo que las frecuencias entre los miembros del equipo puedan coincidir. Continúe esta colaboración celebrando reuniones periódicas cada semana, para que puedan encontrar la manera de trabajar juntos de la forma más eficaz. Las reuniones de equipo periódicas y programadas pueden hacer que los trabajadores a distancia se sientan parte del equipo. Una vez que desaparece el sentimiento de alienación, se sienten conectados, constantemente.
2. Gestores de programas con talento para detectar las
Contrate a un gestor de programas cualificado y con experiencia que pueda manejar fácilmente equipos remotos. Debe ser capaz de detectar las competencias y asignar las tareas en consecuencia. Los miembros del equipo y el gestor del proyecto no deben ser invisibles los unos para los otros, por lo que al equipo le preocupa la sensación de «ojos que no ven, corazón que no siente». Y mientras tanto, el gestor del proyecto luchará con la preocupación por la productividad del equipo. Si la tecnología es buena y continua, el jefe de proyecto no tiene que preocuparse por no poder supervisar físicamente lo que ocurre y cómo avanza el proyecto. Sin embargo, es importante fijar objetivos y evaluar su trabajo de vez en cuando, para que los líderes puedan medir con precisión el rendimiento de los miembros de su equipo. Sin embargo, el directivo tiene que ser más organizado porque está tratando con un equipo que no funciona como el tradicional. Pueden proceder de culturas diferentes, trabajar en horarios distintos, por lo que es importante crear un sentimiento de equipo y comunidad para gestionarlos eficazmente. Es importante tratar a cada miembro del equipo remoto de manera coherente.
3. Contratar sólo a las personas adecuadas con los rasgos adecuados
Trabajar desde casa es fácil, pero hacerlo con compromiso no lo es, porque las distracciones vienen de varias direcciones. Hay que tener tacto para encontrar personas que puedan trabajar de forma productiva desde casa. Disfrutarán trabajando con concentración y cumplirán los plazos. Si puede encontrar personas que sean «emprendedoras», tendrá la mitad del trabajo hecho, ya que en ellas podrá encontrar los siguientes rasgos y aptitudes
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- Fiabilidad
- Organizado
- Colaboración
- Capacidad de comunicación
- Adaptable a las necesidades de la empresa
- Experiencia en priorización de trabajos
- Estará automotivado
- Poseer una ética de trabajo encomiable
Preste atención al contratar personal y evalúe sus conocimientos lingüísticos comunicándose a través de diferentes medios como Skype, teléfono y correo electrónico. Cada uno de estos medios pondría de relieve las diferentes formas de comunicación y retrataría lo bien que una persona puede formar frases y escribir coherentemente. Los correos serían la indicación perfecta de lo bien (y con qué frecuencia) que respondería la persona en el futuro. La llamada telefónica es importante porque muestra las habilidades verbales y el uso de la pronunciación de la persona.
4. Mantener abiertas las líneas de comunicación
Es importante que haya comunicación entre el equipo remoto y el de la oficina. Las ideas o los cambios de planes deben comunicarse instantáneamente a través de chats, correos electrónicos o medios telefónicos todos los días.
Anime a su equipo remoto a ser innovador e inspírelo para que aporte nuevas ideas. Asegúrate de que cada día te informan del progreso del proyecto y mantén claras tus expectativas. Ser consciente de cómo funcionan las cosas mientras tu equipo está a distancia resuelve la mitad de los problemas, y establece objetivos realistas. Ser consciente implica saber cuándo trabajar, qué líneas de comunicación deben mantenerse abiertas, cuándo iniciar diálogos con el equipo, cómo anunciar las vacaciones (las personas son de culturas y creencias diferentes).
He aquí un pequeño consejo sobre cómo utilizar los distintos canales de comunicación:
Correos electrónicos – Cuando desea comunicar algo que debe constar oficialmente.
Chats: Whatsapp o Hangouts pueden utilizarse para debates en grupo y charlas informales entre los miembros.
Skype – Cuando necesitas discutir algo con los miembros del equipo y necesitas su opinión directa; las discusiones por Skype pueden tomar rutas largas si la necesidad persiste.
Teléfono – Cuando quieres comunicar algo muy rápido, y escribir a máquina te quita tiempo; además, asegúrate de que el mensaje se transmite con claridad. El tono de voz transmite muchas cosas.
5. Dar a los empleados el beneficio de la vista de pájaro
A menudo, los empleados remotos están en el extremo receptor, y no consiguen tener una visión de pájaro del proyecto. Aunque cada miembro del equipo trabaje por un objetivo a largo plazo, tienden a aislarse porque no tienen ni idea de cómo se espera que sea todo el proyecto. Sitios web como Trello o aplicaciones como Cove serían útiles para enumerar los objetivos a corto y largo plazo del equipo y, a continuación, especificar las tareas de cada persona. De este modo, todo el equipo sabrá en qué está trabajando el otro.
Reflexiones finales
Trabajar a distancia es una gran solución para contratar a los mejores talentos del sector, independientemente de dónde se encuentren. Además, también puede reducir el tiempo de desplazamiento al trabajo, por lo que los empleados pueden dedicar más horas productivas. Una gestión adecuada del trabajo garantiza que los empleados estén más sanos, sean más felices y productivos.
El éxito del trabajo virtual puede garantizarse cuando se comunica al equipo lo que se espera de él. Por eso es importante articular las metas y los objetivos a todos los trabajadores a distancia para que capten el mensaje tal como se pretende. Y cuando celebre reuniones en línea (que deben hacerse de forma más periódica que las reuniones de oficina tradicionales), diríjase a cada empleado por su nombre y déle la oportunidad de plantear preguntas o dudas. De este modo se puede mitigar cualquier ambigüedad en relación con el proyecto.
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Sobre el autor: Reema trabaja como Thought Leader en PHPBabu.
