Gestión de proyectos con Trello
Trello es una herramienta maravillosa, un sueño hecho realidad para muchos. ¿Qué tal una pizarra con notas adhesivas? Una pizarra que puedes llevar a todas partes. Le acompañará en su lugar de trabajo, durante sus viajes, en el restaurante, en cualquier sitio. Puedes gestionar todos tus proyectos, ver quién está trabajando en ellos en cualquier momento del día, ver los cambios realizados en las notas «post-it» a medida que se realizan, etc. Todo esto y mucho más resume lo que es Trello.
Es una herramienta de gestión de proyectos que funciona como un post-it online. El objetivo es mantener a todos los miembros del proyecto en sintonía, de modo que cada uno sepa lo que hace el otro y pueda actuar en consecuencia. Esto mantiene los niveles de producción extremadamente altos. La aplicación de gestión de proyectos es un sistema de tableros, listas y tarjetas que ayuda a los miembros del equipo a mantenerse informados. He aquí una estructura básica de esta herramienta:
- Tableros – Un tablero es un proyecto en el que trabaja un equipo. Sólo los miembros añadidos al tablón pueden ver ese proyecto concreto. También pueden controlar los tablones, utilizarlos para enviar mensajes a sus compañeros de equipo, añadirse a sí mismos y a otros miembros a las tarjetas, iniciar conversaciones, enviar archivos como adjuntos y crear listas de control.
- Listas – El tablero será un poco engorroso si se deja como está. Por eso se divide en listas, que las clasificarían entre los requisitos. La lista también representa el estado del proyecto: en curso, finalizado, etc.
- Tarjeta – Puede dividir aún más el tablero en tarjetas que se pueden añadir, mover, editar y eliminar. Esto lo hace muy flexible y ayuda a retratar un elemento específico del proyecto. Dependiendo de quién trabaje qué en el consejo, los cambios introducidos en las tarjetas mantendrían la transparencia del proyecto. También puede adjuntar archivos e imágenes, añadir miembros, etiquetas, añadir fechas de vencimiento y plazos, asignar miembros, listas de control, etc.
Se trata de una comprensión básica de los diferentes aspectos del tablero de Trello. Los principales retos a los que se enfrentan la mayoría de las empresas cuando trabajan en un proyecto son la lluvia de ideas, la programación de tareas y la orquestación de las partes móviles. Estos son estresantes, sin algo que los apoye. Si estás pensando en utilizar Trello, aquí tienes algunas formas increíbles de hacerlo:
1) Organice sus tareas del día
Las tareas del día pueden volverse realmente engorrosas si no tienes algo en lo que apoyarte. A través de esta aplicación, puede obtener una vista de pájaro de todo el día, semana, mes, año, etc. Planifique su proyecto en función de la herramienta y no deje pasar nunca un plazo. Mejore aún más las capacidades de la pizarra manteniendo bloques de tiempo para las distintas partes del día, a fin de facilitar la tarea.
2) Gestionar un proyecto en curso
Como ya hemos explicado, Trello actúa como una herramienta de colaboración para gestionar los proyectos en curso en los que tú y tu equipo estáis trabajando. Puedes añadir personas, fechas de entrega, seguir el progreso, invitar a más gente y mantenerte al tanto de lo que ocurre en tu proyecto en cualquier momento del día. Y, en tiempo real. Lo que significa que cuando alguien hace cambios en una de las tarjetas, puedes verlo de inmediato.
3) Una forma mejor de volver a su proyecto
Trello ofrece la oportunidad de reflexionar sobre las actividades de los proyectos anteriores en modo retrospectivo. Muchos jefes de proyecto utilizan esta herramienta para las reuniones retrospectivas, especialmente en el caso de equipos remotos. Esto también elimina la necesidad de escribir notas a los miembros, ya que a la larga podría resultar engorroso e incluso podría perderse a alguien.
4) Visibilidad de la programación
La tarea del gestor del proyecto consiste en coordinar el proyecto y asegurarse de que todos los miembros están al corriente. Si tienes un calendario general y reuniones recurrentes, sería bueno anotarlas todas en Trello, en lugar de fijarlas en el tablón de anuncios. Etiquetar a los miembros importantes garantizará que reciban los mensajes.
5) Un útil refresco de memoria
Trello también es ideal para tareas personales. Puedes anotar puntos cuando empieces un nuevo proyecto, algo así como una lista de tareas pendientes que puedes mantener en privado. Puedes planificar eventos personales y oficiales en forma de tarjetas, para poder volver atrás en cualquier momento y comprobarlos.
La herramienta de colaboración ayuda en las reuniones con los clientes
Trabajar con varios clientes a la vez siempre es un reto, porque hay que estar al día de sus demandas, estar al tanto de sus ideas y sugerencias y trabajar sobre ellas. A cada cliente se le puede asignar un tablero, donde puede ver el éxito del proyecto. Puede elegir tenerlos en modo Observador (donde el cliente sólo podrá publicar «comentarios», y no hacer cambios serios).
Anota cada reunión con un cliente en estos tableros, añade una lista de recomendaciones e ideas, pon las cosas en cola, comprueba lo que hace falta, consigue la aprobación de nuevas ideas de trabajo, las aportaciones de los compañeros, entra en discusiones profundas sobre el proyecto, etc. Esto es mucho mejor que el correo electrónico, donde es mucho más fácil perder el hilo de la conversación.
Ideal para planificar Calendarios editoriales
Una adición reciente para el tablero de Trello sería el Calendario Editorial que puede utilizar para las actividades de marketing de contenidos. Sitios web como Mashable y ReadWrite utilizan este tablón para planificar sus contenidos y blogs. De ahí que sea perfecto tanto para uso interno como externo. Los distintos miembros del equipo en el tablón pueden conocer el estado de cada contenido, incluido lo que está publicado, lo que está a la espera de ser publicado, etc. Etiquetas de colores para comprender las distintas ideas y temas.
Conclusión
La interfaz abierta y el diseño simplista de Trello lo hacen muy popular. La herramienta utiliza el sistema Kanban, desarrollado en Toyota para ofrecer un rendimiento estable. También puede utilizarse para la gestión ágil de proyectos, si el proyecto es pequeño.
La herramienta de colaboración también sería una buena solución para su investigación de usuarios. Puedes sentir todos tus datos en los tableros y comprobar si hay patrones. Organizándolos correctamente obtendrá resultados sorprendentes. El uso juicioso de los tableros le ayudará a generar transparencia y responsabilidad en todos sus proyectos. Explórelo y sienta la diferencia. Buena suerte con Trello.
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Más información sobre esta herramienta de gestión de proyectos en WPCurve
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Sobre el autor: Reema trabaja como Thought Leader en PHPBabu.
