Miten hallita menestyksekkäästi etäryhmää
Ulkoistamisella on monia etuja, mutta etäryhmän hallinnoinnissa on noudatettava varovaisuutta ja harkintaa. Tärkein syy on se, että et näe tiimin jäseniä lihalla ja luilla, ja siksi vuorovaikutuksen taso on pienempi kuin samassa toimistossa työskentelyssä.
Jos haluat hyödyntää ulkoistamisen etuja, onnistuminen edellyttää ulkoistamisen haittojen minimoimista ja etujen maksimoimista. Työryhmiä on erilaisia: inhouse-tiimejä (jolloin koko tiimi työskentelee toimistossasi), hybridejä (jolloin sekä inhouse- että etätiimit tekevät yhteistyötä) ja etätiimejä (eri maantieteellisiltä alueilta, riippuen projektin luonteesta ja tarvittavasta asiantuntemuksesta).
1. Videokonferenssitekniikka
Teknologinen älykkyys on erittäin tärkeää, jos haluat hallita etäryhmää tehokkaasti. Kun lisäät tiimiin uusia jäseniä, voit kutsua heidät videokonferenssiin, jossa voit esitellä uuden jäsenen muille tiimin jäsenille ja antaa virtuaalisen kierroksen toimistossa.
Tämän jälkeen voidaan myös lähettää tutustumissähköposteja ja puhelinsoittoja, jotta tiimin jäsenten väliset taajuudet voidaan sovittaa yhteen. Jatka yhteistyötä pitämällä säännöllisiä kokouksia joka viikko, jotta he voivat miettiä, miten he voivat työskennellä yhdessä mahdollisimman tehokkaasti. Säännölliset ja aikataulutetut tiimikokoukset voivat saada etätyöntekijät tuntemaan itsensä osaksi tiimiä. Kun vieraantuneisuuden tunne katoaa, he tuntevat olevansa jatkuvasti yhteydessä toisiinsa.
2. Lahjakkaat ohjelmapäälliköt havaitsemaan taidot
Palkkaa ammattitaitoinen ja kokenut ohjelmapäällikkö, joka pystyy helposti käsittelemään etäryhmiä. Hänen pitäisi pystyä havaitsemaan osaaminen ja jakamaan tehtävät sen mukaisesti. Tiimin jäsenten ja projektipäällikön ei pitäisi olla toisilleen näkymättömiä, jolloin tiimi on huolissaan ”poissa silmistä, poissa mielestä” -tilanteesta. Ja koko ajan projektipäällikkö taistelee tiimin tuottavuutta koskevan huolen kanssa. Jos teknologia on hyvä ja jatkuva, hankkeen johtajan ei tarvitse huolehtia siitä, ettei hän pysty fyysisesti valvomaan, mitä tapahtuu ja miten hanke etenee. On kuitenkin tärkeää asettaa tavoitteita ja arvioida heidän työtään aika ajoin, jotta johtajat voivat mitata tarkasti tiiminsä jäsenten suorituskykyä. Johtajan on kuitenkin oltava organisoidumpi, koska hän on tekemisissä tiimin kanssa, joka ei toimi perinteisen tiimin tavoin. He saattavat olla eri kulttuureista ja työskennellä eri aikoina, joten on tärkeää luoda tiimityön ja yhteisöllisyyden tunne, jotta heitä voidaan hallita tehokkaasti. On tärkeää kohdella jokaista etäryhmän jäsentä johdonmukaisesti.
3. Palkkaa vain oikeat ihmiset, joilla on oikeat ominaisuudet.
Kotona työskentely on helppoa, mutta sitoutuminen ei ole, koska häiriötekijöitä tulee eri suunnista. Vaatii tahdikkuutta löytää ihmisiä, jotka voivat työskennellä tuottavasti kotoa käsin. He nauttivat työskentelystä keskittyen ja toimittavat ajallaan. Jos löydät ihmisiä, jotka ovat ”itse-aloittajia”, on puolet työstä tehty, koska heistä löytyy seuraavia piirteitä ja taitoja.
-
- Luotettavuus
- Järjestäytynyt
- Yhteistyö
- Kommunikointitaidot
- Mukautuu yrityksen vaatimuksiin
- Kokemus töiden priorisoinnista
- oma-aloitteinen
- kiitettävä työetiikka
Ole tarkkaavainen rekrytoidessasi työntekijöitä ja arvioi heidän kielitaitonsa kommunikoimalla eri tavoin, kuten Skypen, puhelimen ja sähköpostin välityksellä. Kukin näistä välineistä korostaisi erilaisia viestintätapoja ja kuvaisi, kuinka hyvin henkilö osaa muodostaa lauseita ja kirjoittaa johdonmukaisesti. Viestit olisivat täydellinen osoitus siitä, kuinka hyvin (ja kuinka usein) henkilö vastaisi tulevaisuudessa. Puhelinsoitto on tärkeä, koska se osoittaa henkilön suulliset taidot ja ääntämisen.
4. Avoimien viestintäyhteyksien säilyttäminen
On tärkeää, että etäryhmän ja toimistosi tiimin välillä on viestintää. Ideat tai muutokset suunnitelmiin tulisi välittää välittömästi chateilla, sähköpostitse tai puhelimitse päivittäin.
Kannusta etäryhmääsi olemaan innovatiivinen ja innosta heitä esittämään uusia ideoita. Varmista, että olet joka päivä ajan tasalla projektin edistymisestä, ja pidä odotuksesi selkeinä. Kun olet tietoinen siitä, miten asiat toimivat, kun tiimisi on etänä, puolet ongelmista ratkeaa, ja aseta realistiset tavoitteet. Muistamiseen kuuluu, että pitää tietää, milloin työskennellä, mitkä viestintälinjat on pidettävä auki, milloin aloittaa vuoropuhelu tiimin kanssa ja miten ilmoittaa lomista (ihmiset ovat eri kulttuureista ja uskomuksista).
Tässä on pieni vinkki eri viestintäkanavien käytöstä:
Sähköpostiviestit – Kun haluat ilmoittaa jotain, joka pitäisi kirjata virallisesti.
Chatit – Whatsappia tai Hangouttia voidaan käyttää ryhmäkeskusteluihin ja jäsenten epäviralliseen keskusteluun.
Skype – Kun sinun on keskusteltava jostakin asiasta tiimin jäsenten kanssa ja tarvitset heidän suoraa panostaan; Skype-keskustelut voivat viedä pitkiä reittejä, jos tarve jatkuu.
Puhelin – Kun haluat viestiä jotain todella nopeasti ja kirjoittaminen vie aikaa; varmista myös, että viesti välittyy selkeästi. Äänensävyllä voidaan viestiä paljon.
5. Anna työntekijöille mahdollisuus hyötyä lintuperspektiivistä.
Usein etätyöntekijät ovat vastaanottavassa päässä, eivätkä he saa hanketta lintuperspektiivistä. Vaikka jokainen tiimin jäsen työskentelee pitkän aikavälin tavoitteen saavuttamiseksi, heillä on taipumus eristäytyä, koska heillä ei ole käsitystä siitä, miltä koko projektin odotetaan näyttävän. Trellon kaltaiset verkkosivustot tai Coven kaltaiset sovellukset ovat hyödyllisiä, kun listataan tiimin pitkän ja lyhyen aikavälin tavoitteet ja määritetään kunkin henkilön tehtävät. Näin koko tiimi tietää, mitä toinen työstää.
Lopulliset ajatukset
Etätyöskentely on loistava ratkaisu palkata alan parhaat osaajat riippumatta siitä, missä he sijaitsevat. Lisäksi se voi myös vähentää työmatkoihin kuluvaa aikaa, joten työntekijät voivat tehdä enemmän tuottavia työtunteja. Työn asianmukainen hallinta varmistaa, että työntekijät ovat terveempiä, onnellisempia ja tuottavampia.
Virtuaalisen työympäristön onnistuminen voidaan varmistaa, kun tiimille viestitään, mitä odotetaan. On siis tärkeää, että tavoitteet ja päämäärät ilmaistaan kaikille etätyöntekijöille, jotta he ymmärtävät viestin tarkoitetulla tavalla. Kun järjestät verkkokokouksia (joita olisi pidettävä säännöllisemmin kuin perinteisiä toimistokokouksia), puhuttele jokaista työntekijää nimeltä ja anna hänelle mahdollisuus esittää kysymyksiä tai epäilyjä. Näin voidaan vähentää hanketta koskevia epäselvyyksiä.
Flickr.com / neel nk, Uitleg & tekst, Prakash Bhosale
Kirjoittajasta: Reema työskentelee PHPBabun ajatusjohtajana.
