Projektinhallinta Trellon avulla
Trello on ihmetyökalu, monien unelmien täyttymys. Entäpä jos sinulla olisi valkotaulu, jossa olisi post-it-lappuja? Taulu, jota voit kantaa mukanasi minne tahansa. Se olisi mukanasi työpaikalla, matkalla, ravintolassa, missä tahansa. Voit hallita kaikkia projektejasi, nähdä, kuka työskentelee niiden parissa mihin aikaan päivästä tahansa, seurata post-it-lappuihin tehtyjä muutoksia sitä mukaa, kun niitä tehdään, ja niin edelleen. Kaikki nämä ja paljon muuta tiivistävät sen, mistä Trellossa on kyse.
Se on projektinhallintatyökalu, joka toimii verkossa olevana post it -lappuna. Tavoitteena on pitää kaikki projektin jäsenet samalla sivulla, jotta jokainen tietää, mitä toinen tekee, ja voi toimia sen mukaisesti. Tämä pitää tuotantotasot erittäin korkeina. Projektinhallintasovellus on taulujen, luetteloiden ja korttien järjestelmä, joka auttaa tiimin jäseniä seuraamaan toisiaan. Tässä on tämän työkalun perusrakenne:
- Boardit – Board on projekti, jonka parissa tiimi työskentelee. Vain hallitukseen lisätyt jäsenet voivat nähdä kyseisen projektin. Siellä voi myös hallita tauluja, lähettää viestejä tiimitovereilleen, lisätä itsensä ja muita jäseniä kortteihin, aloittaa keskusteluja, lähettää tiedostoja liitetiedostoina ja luoda tarkistuslistoja.
- Luettelot – Taulu on hieman hankala, kun se jätetään sellaisenaan. Joten se on jaettu luetteloihin, jotka luokittelevat ne vaatimusten mukaan. Luettelo kuvaa myös projektin tilaa – käynnissä, valmis jne.
- Kortti – Voit jakaa pelilaudan edelleen kortteihin, joita voidaan lisätä, siirtää, muokata ja poistaa. Tämä tekee siitä erittäin joustavan ja auttaa kuvaamaan hankkeen tiettyä osaa. Riippuen siitä, kuka työskentelee hallituksessa, kortteihin tehdyt muutokset pitäisivät hankkeen avoimena. Voit myös liittää tiedostoja ja kuvia, lisätä jäseniä, tarroja, lisätä eräpäiviä ja määräaikoja, määrittää jäseniä, tarkistuslistoja jne.
Tämä on perusymmärrys Trello-taulun eri osa-alueista. Suurimmat haasteet, joita useimmat yritykset kohtaavat projektin parissa työskennellessään, ovat ideointi, tehtävien aikataulutus ja liikkuvien osien organisointi. Nämä ovat stressaavia, jos ei ole mitään, mikä tukisi niitä. Jos aiot käyttää Trelloa, tässä on muutamia uskomattomia tapoja tehdä niitä:
1) Järjestä päivän tehtävät
Päivän tehtävät voivat muuttua todella hankaliksi, jos sinulla ei ole jotain, mihin tukeutua. Tämän sovelluksen avulla saat lintuperspektiivin koko päivästä, viikosta, kuukaudesta, vuodesta jne. Suunnittele projektisi työkalun avulla, etkä koskaan myöhästy määräajasta. Paranna taulun ominaisuuksia entisestään pitämällä yllä aikalohkoja päivän eri osille, jotta se olisi helpompaa.
2) Hallitse käynnissä olevaa projektia
Kuten aiemmin on selitetty, Trello toimii yhteistyövälineenä, jolla voit käsitellä käynnissä olevia projekteja, joiden parissa sinä ja tiimisi työskentelette. Voit lisätä henkilöitä, eräpäiviä, seurata edistymistä, kutsua lisää henkilöitä ja pitää itsesi ajan tasalla siitä, mitä projektissasi tapahtuu kaikkina vuorokauden aikoina. Ja reaaliajassa. Tämä tarkoittaa, että kun joku tekee muutoksia johonkin korttiin, näet sen heti.
3) Parempi tapa palata takaisin projektiin
Trello tarjoaa mahdollisuuden pohtia aiempien projektien toimintaa retrospektiivisessä tilassa. Monet projektipäälliköt käyttävät tätä työkalua jälkikäteen pidettävissä kokouksissa, erityisesti etäryhmissä. Näin vältytään myös muistiinpanojen kirjoittamiselta jäsenille, sillä se voi olla pitkällä aikavälillä hankalaa, ja saatat jopa unohtaa jonkun.
4) Aikataulunäkyvyys
Projektipäällikön tehtävänä on koordinoida hanketta ja varmistaa, että jokainen jäsen pysyy ajan tasalla. Jos sinulla on yleisaikataulu ja toistuvia kokouksia, olisi hyvä merkitä ne kaikki Trelloon sen sijaan, että kiinnität ne ilmoitustaululle. Merkitsemällä tärkeät jäsenet voit varmistaa, että he saavat viestit.
5) Hyödyllinen muistin virkistys
Trello sopii erinomaisesti myös henkilökohtaisiin tehtäviin. Voit kirjoittaa ylös kohtia, kun aloitat uuden projektin, jonkinlaisen tehtävälistan, jonka voit pitää yksityisenä. Voit suunnitella henkilökohtaisia ja virallisia tapahtumia korttien muodossa, joten voit palata niihin milloin tahansa ja tarkistaa ne.
Yhteistyöväline auttaa asiakastapaamisissa
Työskentely useiden asiakkaiden kanssa samanaikaisesti on aina haastavaa, koska sinun on pysyttävä heidän vaatimuksissaan, seurattava heidän ideoitaan ja ehdotuksiaan ja työskenneltävä niiden pohjalta. Jokaiselle asiakkaalle voidaan määrittää oma taulu, jossa hän voi tarkastella projektin onnistumista. Voit valita, että ne ovat tarkkailijatilassa (jolloin asiakas saa vain lähettää ”kommentteja”, mutta ei tehdä mitään vakavia muutoksia).
Merkitse kaikki asiakastapaamiset näihin tauluihin, lisää luettelo suosituksista ja ideoista, aseta asiat jonoon, tarkista, mitä tarvitaan, hanki hyväksyntä uusille työideoille, kollegoiden panos, käy syvällisiä keskusteluja projektista jne. Tämä on paljon parempi kuin sähköposti, jossa on paljon helpompi menettää keskustelukierre.
Suuri suunnitteluun Toimitukselliset kalenterit
Trello-taulun tuorein lisäys on toimituksellinen kalenteri, jota voit käyttää sisältömarkkinointitoimiin. Sivustot, kuten Mashable ja ReadWrite, käyttävät tätä taulua sisällön ja blogiensa suunnitteluun. Näin ollen se sopii erinomaisesti sekä sisäiseen että ulkoiseen käyttöön. Hallituksen eri tiiminjäsenet voivat nähdä kunkin sisällön tilan, mukaan lukien sen, mikä on julkaistu, mikä odottaa julkaisua ja niin edelleen. Värilliset merkinnät eri ideoiden ja aiheiden ymmärtämiseksi.
Johtopäätös
Trellon avoin käyttöliittymä ja yksinkertainen muotoilu tekevät siitä erittäin suositun. Työkalu käyttää Toyotassa kehitettyä Kanban-järjestelmää, joka tarjoaa vakaan suorituskyvyn. Sitä voidaan käyttää myös ketterään projektinhallintaan, jos projekti on pieni.
Yhteistyöväline olisi hyvä ratkaisu myös käyttäjätutkimukseen. Voit tuntea kaikki tietosi taulukoissa ja tarkistaa ne kuvioiden löytämiseksi. Jos järjestät ne oikein, saat yllättäviä tuloksia. Taulujen harkittu käyttö auttaa sinua luomaan avoimuutta ja vastuullisuutta kaikissa hankkeissasi. Tutustu siihen ja tunne ero. Onnea Trelloon!
Mielenkiintoisia artikkeleita :
Hubstaff antaa neuvoja Trellon käytöstä
Lisätietoja tästä projektinhallintatyökalusta WPCurve-sivustolla osoitteessa
Flickr.com / Rosenfeld / Science Cafe / Matthew
Kirjoittajasta: Reema työskentelee PHPBabun ajatusjohtajana.
