כיצד לנהל בהצלחה צוות מרוחק

כיצד לנהל בהצלחה צוות מרוחק

למיקור חוץ יש מספר יתרונות, אך כאשר מדובר בניהול צוות מרוחק, עליכם לנקוט משנה זהירות ולהפעיל שיקול דעת. הסיבה העיקרית היא כי אינך יכול לראות את חברי הצוות בבשר ובעצמות, ולפיכך, רמת האינטראקציה נמוכה יותר בהשוואה לעבודה מאותו משרד.

אם אתם מחפשים למנף את היתרונות של מיקור חוץ, אז ההצלחה טמונה במזעור החסרונות ומקסום היתרונות של מיקור חוץ. כוחות העבודה הם מסוגים שונים: פנימי (כאשר כל הצוות עובד מהמשרד שלך), היברידיות (שם יש לך שיתוף פעולה של צוות פנימי וגם מרוחק) וצוותים מרוחקים (מאזורים גיאוגרפיים שונים, בהתאם לאופי של נדרש פרויקט ומומחיות).

1. טכנולוגיית ועידת וידאו

ברק טכנולוגי חשוב מאוד אם ברצונך לנהל צוות מרוחק ביעילות. כאשר אתה מוסיף חברים חדשים לצוות, אתה יכול להזמין אותם לשיחת וידאו, לפיה תוכל להציג את החבר החדש לשאר חברי הצוות, ולערוך סיור וירטואלי במשרד.
זה יכול להיות גם בעקבות "היכרות" מיילים ושיחות טלפון, כך שניתן להתאים את התדרים בין חברי הצוות. המשך שיתוף פעולה זה על ידי קיום פגישות קבועות מדי שבוע, כדי שיוכלו למצוא דרכים לעבוד יחד בצורה היעילה ביותר. פגישות צוות קבועות ומתוזמנות יכולות לגרום לעובדים המרוחקים להרגיש חלק מהצוות. ברגע שתחושת הניכור נעלמת, הם מרגישים מחוברים, כל הזמן.

2. מנהלי תוכניות מוכשרים לזהות את הכישורים

שכור מנהל תוכניות מיומן ומנוסה שיכול להתמודד בקלות עם צוותים מרוחקים. הוא צריך להיות מסוגל לזהות מיומנויות ולהקצות משימות בהתאם. חברי הצוות ומנהל הפרויקט לא צריכים להיות בלתי נראים זה לזה, כאשר הצוות דואג להרגשת "מחוץ מהעין, מחוץ למוח". וכל אותו זמן, מנהל הפרויקט ילחם בדאגה לגבי התפוקה של הצוות. אם הטכנולוגיה טובה ומתמשכת, אז מנהיג הפרויקט לא צריך לדאוג מכך שהוא לא יוכל לפקח פיזית על מה שקורה ואיך הפרויקט מתקדם. עם זאת, חשוב להגדיר יעדים, ולהעריך את עבודתם מעת לעת, כדי שמנהיגים יוכלו למדוד במדויק את הביצועים של חברי הצוות שלהם. עם זאת, המנהל צריך להיות יותר מאורגן כי הוא מתמודד עם צוות שלא מתפקד כמו הצוות המסורתי. הם עשויים לבוא מתרבויות שונות, לעבוד בשעות שונות, ולכן חשוב ליצור תחושה של עבודת צוות וקהילה כדי לנהל אותם ביעילות. חשוב להתייחס לכל אחד מחברי הצוות המרוחק באופן עקבי.

3. גייס רק את האנשים הנכונים עם התכונות הנכונות

עבודה מהבית היא קלה, אבל עבודה במחויבות היא לא, כי הסחות דעת מגיעות מכיוונים שונים. צריך טקט כדי למצוא אנשים שיכולים לעבוד בצורה פרודוקטיבית מהבית. הם ייהנו לעבוד עם מיקוד ויספקו בזמן. אם אתה יכול למצוא אנשים שהם "מתחילים בעצמם", זה חצי מהעבודה, כי אתה יכול למצוא בהם את התכונות והכישורים הבאים

• • מהימנות
  • מְאוּרגָן
  • שיתוף פעולה
  • כישורי תקשורת
  • התאמה לדרישות החברה
  • ניסיון בתעדוף עבודות
  • יהיה בעל מוטיבציה עצמית
  • בעל מוסר עבודה ראוי לשבח

שימו לב בזמן העסקת מתגייסים והעריכו את כישורי השפה שלהם על ידי תקשורת באמצעות מצבים שונים כמו סקייפ, טלפון ודואר אלקטרוני. כל אחד מהמדיומים הללו ידגיש את דרכי התקשורת השונות ויתאר עד כמה אדם יכול ליצור משפטים ולכתוב בצורה קוהרנטית. מיילים יהוו את האינדיקציה המושלמת למידת טוב (ובאיזו תדירות) האדם יגיב בעתיד. שיחת הטלפון חשובה מכיוון שהיא מציגה את הכישורים המילוליים של האדם ואת השימוש בהגייה.

4. שמירה על קווי תקשורת פתוחים

חשוב שתהיה תקשורת בין הצוות המרוחק לצוות במשרדך. רעיונות, או שינויים בתוכניות צריכים להיות מועברים באופן מיידי באמצעות צ'אטים, מיילים או אמצעים טלפוניים מדי יום.

עודדו את הצוות המרוחק שלכם להיות חדשני, ותנו להם השראה להגיע עם רעיונות חדשים. ודא שאתה מקבל הערכה של התקדמות הפרויקט בכל יום; ושמרו על הציפיות שלכם ישרות. הקפדה על איך דברים עובדים כשהצוות שלך מרוחק פותרת חצי מהבעיות, ומציבה יעדים ריאליים. להיות מודע כרוכה לדעת מתי לעבוד, אילו קווי תקשורת צריכים להיות פתוחים, מתי להתחיל דיאלוגים עם הצוות, איך להכריז על חגים (אנשים הם תרבויות ואמונות שונות).

הנה טיפ קטן כיצד להשתמש בערוצי תקשורת שונים:

מיילים – כאשר אתה רוצה לתקשר משהו שצריך להיות מוקלט רשמית.
צ'אטים – וואטסאפ או Hangouts יכולים לשמש לדיונים קבוצתיים ודיבורים לא פורמליים בין חברים
סקייפ – כאשר אתה צריך לדון במשהו עם חברי הצוות וזקוק לקלט ישיר שלהם; דיונים בסקייפ יכולים לקחת מסלולים ארוכים אם הצורך נמשך
טלפון – כשאתה רוצה לתקשר משהו ממש מהר, וההקלדה גוזלת זמן; ודא גם שהמסר מועבר בבירור. אפשר לתקשר הרבה דרך טון הדיבור.

5. תנו לעובדים את היתרון ממעוף הציפור

לעתים קרובות העובדים המרוחקים נמצאים בקצה המקבל, והם לא מצליחים להשיג את הפרויקט ממעוף הציפור. למרות שכל אחד מחברי הצוות פועל למען מטרה ארוכת טווח, הם נוטים להתבודד כי אין להם מושג איך הפרויקט כולו צפוי להיראות. אתרים כמו Trello או אפליקציות כמו Cove יהיו שימושיים בפירוט המטרות לטווח הארוך והקצר של הצוות, ולאחר מכן לציין את המטלות של כל אדם. כך, כל הצוות יידע על מה האחר עובד.

סגירת מחשבות

עבודה מרחוק היא פתרון מצוין לגייס את הכישרונות הטובים ביותר בתעשייה, ללא קשר למקום שבו הם נמצאים. בנוסף, זה יכול גם להפחית את זמן הנסיעה, כך שהעובדים יכולים להשקיע שעות פרודוקטיביות יותר. ניהול נכון של העבודה מבטיח שהעובדים יהיו בריאים יותר, מאושרים ופרודוקטיביים יותר.

ניתן להבטיח את ההצלחה של הגדרת עבודה וירטואלית ברגע שאתה מתקשר לצוות מה צפוי. לכן חשוב לנסח את המטרות והיעדים לכל העובדים המרוחקים כדי שיקבלו את המסר כמתוכנן. וכאשר אתם עורכים פגישות מקוונות (שצריך לעשות זאת באופן קבוע יותר מאשר פגישות משרד מסורתיות), פנו לכל עובד בשמו, ותן לו הזדמנות להעלות שאלות או לשאול ספקות. כך ניתן למתן כל אי בהירות בנוגע לפרויקט.

1. 10 מפתחות לניהול מוצלח של צוות מרוחק
2. כיצד לנהל צוותים מרוחקים ביעילות

Flickr.com / neel nk, Uitleg & tekst, Prakash Bhosale

---

על המחבר: רימה עובדת כמנהיגת מחשבות ב-PHPBabu.