ניהול פרויקטים עם Trello
טרלו הוא כלי פלא, הגשמת חלום עבור רבים. מה דעתך על לוח עם פתקיות פוסט-איט עליו? לוח ציור שאתה יכול לשאת לכל מקום שאתה הולך. זה יהיה איתך במקום העבודה שלך, במהלך הטיול שלך, במסעדה, בכל מקום. אתה יכול לנהל את כל הפרויקטים שלך, לראות מי עובד עליהם בכל שעה נתונה של היום, לצפות בשינויים שבוצעו בהערות ה"פוסט-איט" כאשר וכאשר הם מבוצעים, וכן הלאה. כל אלה ועוד מסכמים את מה שעוסק בטרלו.
זהו כלי לניהול פרויקטים שמתפקד בתור הערה מקוונת. המטרה היא להשאיר את כל חברי הפרויקט באותו עמוד, כך שכל אחד ידע מה השני עושה, כדי שיוכלו לנוע בהתאם. זה שומר על רמות הייצור גבוהות ביותר. אפליקציית ניהול הפרויקטים היא מערכת של לוחות, רשימות וכרטיסים שיעזרו לחברי הצוות לעקוב זה אחר זה. להלן מבנה בסיסי של כלי זה:
- לוחות – לוח הוא פרויקט שצוות עובד עליו. רק חברים שנוספו ללוח יכולים לראות את הפרויקט המסוים הזה. הם יכולים גם לשלוט בלוחות, להשתמש בו כדי לשלוח הודעות לחברי הצוות, להוסיף את עצמם וחברים אחרים לכרטיסים, להתחיל שיחות, לשלוח קבצים כקבצים מצורפים וליצור רשימות ביקורת.
- רשימות – הלוח יהיה מעט מסורבל כאשר הוא יישאר כפי שהוא. אז זה מחולק לרשימות, מה שיסווג אותן בין דרישות. הרשימה מייצגת גם את מצב הפרויקט – מתמשך, הסתיים וכו'.
- קלף – ניתן לקצץ עוד יותר את הלוח לקלפים שניתן להוסיף, להזיז, לערוך ולמחוק. זה הופך אותו לגמיש מאוד, ועוזר בהצגת אלמנט ספציפי של הפרויקט. תלוי מי עובד מה על הלוח, השינויים שנעשו בכרטיסים ישמרו על שקוף הפרויקט. אתה יכול גם לצרף קבצים ותמונות, להוסיף חברים, תוויות, להוסיף תאריכי יעד ומועדים, להקצות חברים, רשימות ביקורת וכו'.
זוהי הבנה בסיסית של ההיבטים השונים של לוח Trello. האתגרים העיקריים שעמם מתמודדות רוב החברות בזמן העבודה על פרויקט יהיו סיעור מוחות, תזמון משימות ותזמור החלקים הנעים. אלה מלחיצים, בלי משהו שיתמוך בהם. אם אתה מתכנן להשתמש ב- Trello, הנה כמה דרכים מדהימות לעשות אותן:
1) ארגן את המשימות שלך לאותו יום
המשימות של היום יכולות להפוך למסורבלות אם אין לך על מה לסמוך. באמצעות אפליקציה זו, אתה יכול לקבל מבט ממעוף הציפור של כל היום, השבוע, החודש, השנה וכו'. תכנן את הפרויקט שלך בהתאם לכלי, ולעולם אל תחמיץ דד-ליין. שפר עוד יותר את היכולות של הלוח על ידי שמירה על בלוקים של זמן עבור חלקים שונים של היום כדי להקל.
2) ניהול פרויקט מתמשך
כפי שהוסבר קודם, Trello פועל ככלי שיתוף פעולה לטיפול בפרויקטים מתמשכים שאתה והצוות שלך עובדים עליהם. אתה יכול להוסיף אנשים, תאריכי יעד, לעקוב אחר התקדמות, להזמין אנשים נוספים ולשמור על עצמך מעודכן במה שקורה בפרויקט שלך בכל שעה נתונה של היום. וכן, בזמן אמת. מה שאומר שכשמישהו מבצע שינויים באחד מהכרטיסים, אתה יכול לראות אותו מיד.
3) דרך טובה יותר לחזור לפרויקט שלך
טרלו מציעה הזדמנות להרהר בפעילויות של הפרויקטים הקודמים במצב הרטרוספקטיבי. מובילי פרויקטים רבים משתמשים בכלי זה לפגישות רטרוספקטיביות, במיוחד עבור צוותים מרוחקים. זה גם מבטל את הצורך בכתיבת הערות לחברים מכיוון שזה עלול להפוך למסורבל בטווח הארוך, ואולי אפילו תפספס מישהו.
4) תזמון נראות
משימתו של מנהל הפרויקט היא לתאם את הפרויקט ולוודא שכל חבר ימשיך להתעדכן. אם יש לך לוח זמנים כולל ופגישות חוזרות, זה יהיה טוב לציין את כולם ב-Trello, במקום להצמיד אותם בלוח המודעות. תיוג חברים חשובים יבטיח שהם יקבלו את ההודעות.
5) ריצת זיכרון שימושית
Trello מצוין גם למשימות אישיות. אתה יכול לרשום נקודות כשאתה מתחיל פרויקט חדש, משהו כמו רשימת מטלות שאתה יכול לשמור על פרטיות. ניתן לתכנן אירועים אישיים ורשמיים בצורת כרטיסים, כך שתוכל לחזור בכל עת ולבדוק אותם.
הכלי השיתופי עוזר בפגישות לקוחות
עבודה עם מספר לקוחות בו-זמנית היא תמיד מאתגרת כי אתה צריך לעמוד בקצב הדרישות שלהם, לעקוב אחר הרעיונות וההצעות שלהם ולעבוד עליהם. לכל לקוח ניתן להקצות לוח, בו יוכל לראות את הצלחת הפרויקט. אתה יכול לבחור להחזיק אותם במצב Observer (שם הלקוח יורשה לפרסם רק "תגובות", ולא לבצע שינויים רציניים).
שימו לב לכל מפגש עם לקוח בלוחות אלו, הוסיפו רשימת המלצות ורעיונות, שימו דברים בתור, בדקו מה צריך, קבל אישור לרעיונות עבודה חדשים, תרומות של עמיתים לעבודה, היכנסו לדיונים עמוקים על הפרויקט וכו'. זה הרבה יותר טוב מהאימייל, שם הסיכוי לאבד את שרשור השיחה הוא הרבה יותר קל.
נהדר לתכנון יומני עריכה
תוספת עדכנית ללוח Trello תהיה יומן העריכה שבו תוכל להשתמש לפעילויות שיווק תוכן. אתרים כמו Mashable ו-ReadWrite משתמשים בלוח זה כדי לתכנן את התוכן והבלוגים שלהם. מכאן שהוא מושלם לשימוש פנימי וחיצוני כאחד. חברי צוות שונים בדירקטוריון יכולים להבין את הסטטוס של כל תוכן, כולל מה מתפרסם, מה מחכה לפרסום וכדומה. תוויות צבעוניות להבנת רעיונות ונושאים שונים.
סיכום
הממשק הפתוח והעיצוב הפשטני של Trello הופכים אותו לפופולרי מאוד. הכלי משתמש במערכת Kanban, שפותחה בטויוטה כדי לספק ביצועים יציבים. זה יכול לשמש גם לניהול פרויקטים זריז, אם הפרויקט קטן.
הכלי השיתופי יהיה פתרון טוב גם למחקר המשתמשים שלך. אתה יכול להרגיש את כל הנתונים שלך בלוחות, ולבדוק אם יש דפוסים. ארגון נכון ייתן לך תוצאות מפתיעות. השימוש המושכל בלוחות יעזור לך לייצר שקיפות ואחריות בכל הפרויקטים שלך. חקור את זה, ותרגיש את ההבדל. בהצלחה טרלו-ינג!
מאמרים מעניינים :
Hubstaff נותן עצות כיצד להשתמש ב- Trello
מידע נוסף על כלי זה לניהול פרויקטים ב-WPCurve
Flickr.com / Rosenfeld / Science Cafe / Matthew
על המחבר: רימה עובדת כמנהיגת מחשבות ב-PHPBabu.
