Come gestire con successo un team remoto
L’outsourcing presenta una serie di vantaggi, ma quando si tratta di gestire un team remoto, è necessario esercitare cautela e discrezione. Il motivo principale è che non si possono vedere i membri del team in carne e ossa e quindi il livello di interazione è minore rispetto a chi lavora nello stesso ufficio.
Se volete sfruttare i vantaggi dell’outsourcing, il successo sta nel minimizzare gli svantaggi e massimizzare i vantaggi dell’outsourcing. I team di lavoro sono di diverso tipo: interni (in cui l’intero team lavora dal proprio ufficio), ibridi (in cui si ha una collaborazione tra team interni e remoti) e remoti (da diverse aree geografiche, a seconda della natura del progetto e delle competenze richieste).
1. Tecnologia di videoconferenza
L’intelligenza tecnologica è molto importante per gestire efficacemente un team remoto. Quando si aggiungono nuovi membri al team, è possibile invitarli a una videoconferenza per presentare il nuovo membro al resto del team e fare un tour virtuale dell’ufficio.
A questo possono seguire anche e-mail e telefonate “di conoscenza”, in modo da far coincidere le frequenze tra i membri del team. Continuate questa collaborazione con incontri regolari ogni settimana, in modo da trovare il modo di lavorare insieme nel modo più efficace. Riunioni di gruppo regolari e programmate possono far sentire i lavoratori remoti parte del team. Una volta scomparso il senso di alienazione, si sentono connessi, costantemente.
2. Manager di programma di talento per individuare le competenze
Assumete un program manager esperto e competente, in grado di gestire facilmente i team remoti. Deve essere in grado di individuare le competenze e assegnare i compiti di conseguenza. I membri del team e il project manager non devono essere invisibili l’uno all’altro e il team si preoccupa della sensazione di “lontano dagli occhi, lontano dal cuore”. E per tutto il tempo, il project manager combatte con la preoccupazione per la produttività del team. Se la tecnologia è buona e continua, il leader del progetto non deve preoccuparsi di non poter controllare fisicamente ciò che accade e come si muove il progetto. Tuttavia, è importante stabilire degli obiettivi e valutare il loro lavoro di tanto in tanto, in modo che i leader possano misurare con precisione le prestazioni dei membri del loro team. Tuttavia, il manager deve essere più organizzato perché ha a che fare con un team che non funziona come un team tradizionale. Possono provenire da culture diverse, lavorare a orari diversi, quindi è importante creare un senso di lavoro di squadra e di comunità per gestirli efficacemente. È importante trattare ogni membro del team remoto in modo coerente.
3. Assumere solo le persone giuste con le caratteristiche giuste
Lavorare da casa è facile, ma non lo è lavorare con impegno, perché le distrazioni arrivano da varie direzioni. Ci vuole tatto per trovare persone che possano lavorare in modo produttivo da casa. Gli piace lavorare in modo mirato e consegnare in tempo. Se riuscite a trovare persone “che partono da sole”, il lavoro è già a metà dell’opera, perché potete trovare in loro le seguenti caratteristiche e abilità
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- Affidabilità
- Organizzato
- Collaborazione
- Abilità comunicative
- Adattabile alle esigenze dell’azienda
- Esperienza nella definizione delle priorità dei lavori
- Sarà auto-motivato
- Possedere una lodevole etica del lavoro
Prestate attenzione durante l’assunzione dei candidati e valutate le loro competenze linguistiche comunicando attraverso diverse modalità come Skype, telefono ed e-mail. Ognuno di questi mezzi mette in evidenza i diversi modi di comunicare e mostra quanto una persona sia in grado di formare frasi e scrivere in modo coerente. Le e-mail sarebbero l’indicazione perfetta di quanto bene (e quanto frequentemente) la persona risponderà in futuro. La telefonata è importante perché mette in evidenza le capacità verbali e l’uso della pronuncia della persona.
4. Mantenere aperte le linee di comunicazione
È importante che ci sia comunicazione tra il team remoto e quello in ufficio. Le idee o i cambiamenti nei piani devono essere comunicati istantaneamente attraverso chat, e-mail o mezzi telefonici ogni giorno.
Incoraggiate il vostro team remoto a essere innovativo e ispiratelo a proporre nuove idee. Assicuratevi di essere informati ogni giorno sull’avanzamento del progetto e mantenete le vostre aspettative. Essere consapevoli di come funzionano le cose quando il vostro team è a distanza risolve metà dei problemi, e fissare obiettivi realistici. Essere consapevoli significa sapere quando lavorare, quali linee di comunicazione tenere aperte, quando iniziare i dialoghi con il team, come annunciare le vacanze (le persone hanno culture e credenze diverse).
Ecco un piccolo consiglio su come utilizzare i vari canali di comunicazione:
Email – Quando si vuole comunicare qualcosa che deve essere registrato ufficialmente.
Chat – Whatsapp o Hangouts possono essere utilizzati per discussioni di gruppo e chiacchiere informali tra i membri.
Skype – Quando si deve discutere di qualcosa con i membri del team e si ha bisogno del loro contributo diretto; le discussioni via Skype possono richiedere tempi lunghi se la necessità persiste.
Telefono – Quando si vuole comunicare qualcosa in modo molto veloce e la digitazione richiede tempo; inoltre, ci si assicura che il messaggio sia comunicato in modo chiaro. Molto può essere comunicato attraverso il tono di voce.
5. Offrire ai dipendenti il beneficio della vista dall’alto
Spesso i dipendenti remoti sono i destinatari e non riescono ad avere una visione d’insieme del progetto. Anche se ogni membro del team lavora per un obiettivo a lungo termine, tende a isolarsi perché non ha idea di come dovrebbe essere l’intero progetto. Siti web come Trello o applicazioni come Cove possono essere utili per elencare gli obiettivi a lungo e a breve termine del team e per specificare i compiti di ciascuno. In questo modo, l’intero team saprà su cosa stanno lavorando gli altri.
Pensieri di chiusura
Lavorare da remoto è un’ottima soluzione per assumere i migliori talenti del settore, indipendentemente dal luogo in cui si trovano. Inoltre, può anche ridurre i tempi di pendolarismo, in modo che i dipendenti possano dedicarsi a ore più produttive. Una corretta gestione del lavoro assicura che i dipendenti siano più sani, felici e produttivi.
Il successo di un ambiente di lavoro virtuale può essere garantito quando si comunica al team ciò che ci si aspetta. È quindi importante articolare le finalità e gli obiettivi a tutti i lavoratori remoti, in modo che ricevano il messaggio come previsto. Quando conducete riunioni online (che dovrebbero essere più regolari di quelle tradizionali in ufficio), rivolgetevi a ciascun dipendente chiamandolo per nome e dando loro la possibilità di porre domande o dubbi. In questo modo, è possibile attenuare qualsiasi ambiguità relativa al progetto.
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Informazioni sull’autore: Reema lavora come Thought Leader presso PHPBabu.
