リモートチームのマネジメントを成功させる方法

アウトソーシングには多くの利点がありますが、遠隔地のチームを管理するとなると、慎重な判断と実行が必要です。その主な理由は、同じオフィスで仕事をするのに比べて、チームメンバーの生身の姿を見ることができないため、交流度が低くなってしまうからです。

アウトソーシングのメリットを活かすには、デメリットを最小化し、メリットを最大化することが成功の鍵になります。ワークフォースの種類には、インハウス（自社内でチーム全体が働く）、ハイブリッド（インハウスとリモートチームの両方が協力）、リモートチーム（プロジェクトの性質や求められる専門性に応じて、さまざまな地域から）があります。

1.ビデオ会議技術

リモートチームを効果的に管理するためには、技術的な才覚が非常に重要です。新メンバーをチームに加える際、そのメンバーをビデオ会議に招待し、他のメンバーに紹介したり、オフィス内をバーチャルツアーで案内したりすることができます。
また、この後にメールや電話で「懇親会」を行うことで、チームメンバー間の頻度を合わせることができます。このコラボレーションを継続するために、毎週定期的にミーティングを行い、最も効果的な方法で一緒に仕事をする方法を考えていきます。定期的に開催されるチームミーティングは、リモートワーカーにチームの一員であることを実感させることができます。疎外感がなくなると、彼らは常につながっていると感じるのです。

2.スキルを見抜く有能なプログラムマネージャー

遠隔地のチームにも容易に対応できる、熟練した経験豊富なプログラムマネージャーを採用する。コンピテンシーを見抜き、それに応じた仕事を割り当てることができるはずです。チームメンバーとプロジェクトマネージャーがお互いに見えない存在であってはならない。そこで、チームは「見えない、気にならない」感覚を心配する。そして、その間、プロジェクトマネージャーは、チームの生産性についての心配と戦うことになる。もし技術が優れていて継続的であれば、プロジェクトリーダーは、何が起こっているか、プロジェクトがどのように動いているかを物理的に監視できないことを心配する必要はない。しかし、リーダーがチームメンバーのパフォーマンスを正確に測定するためには、目標を設定し、時折、彼らの仕事を評価することが重要です。しかし、従来のチームのように機能しないチームを相手にするのですから、マネージャーはより組織的でなければなりません。彼らは異なる文化を持ち、異なる時間帯に働くこともあるため、効果的に管理するためにはチームワークとコミュニティーの感覚を作り出すことが重要である。リモートチームの各メンバーには、一貫した方法で接することが重要です。

3.適切な特性を持つ人材のみを採用する

自宅で仕事をするのは簡単ですが、こだわりを持って仕事をするのは、さまざまな方向から気が散ってしまうので、そうもいきません。在宅で生産性の高い仕事をする人を見つけるには、機転が必要です。集中して仕事をすることを楽しみ、納期を守ることができる。セルフスターター」の人を見つけることができれば、次のような特徴やスキルを見出すことができるので、仕事の半分は終わったようなものです。

- 信頼性
- 組織的な
- コラボレーション
- コミュニケーションスキル
- 会社の要求に適応できる
- 作業の優先順位付けの経験
- 自発的に行動する
- 優れた労働倫理を有すること

採用の際には、Skype、電話、メールなどさまざまな方法でコミュニケーションをとり、語学力を評価する。これらのメディアは、それぞれ異なるコミュニケーションの方法を強調し、人がいかに文章を形成し、首尾一貫した文章を書くことができるかを描写するものである。メールは、その人が今後どの程度（どのくらいの頻度で）反応するかを示すのに最適なものでしょう。電話は、その人の言語能力や発音の使い方をアピールするものなので、重要です。

4.オープンなコミュニケーションラインの維持

リモートチームとオフィスのチームとのコミュニケーションは重要です。アイデアや計画の変更は、毎日チャットやメール、電話などで即座に伝える必要があります。

リモートチームの革新性を高め、新しいアイディアに触発されるようにしましょう。毎日、プロジェクトの進捗状況を確認し、期待感を持ち続けること。チームが遠隔地にいる間にどのように物事が動くかを意識することで、問題の半分は解決されます。そして、現実的な目標を設定することです。マインドフルネスとは、いつ仕事をするか、どのコミュニケーションラインを開いておくか、いつチームと対話を始めるか、休日をどのように告知するか（人々は異なる文化や信念を持っています）などを知ることです。

ここでは、さまざまなコミュニケーションチャネルを活用するための、ちょっとしたヒントをご紹介します。

電子メール– 正式に記録されるべき事柄を伝える場合。
チャット– Whatsappやハングアウトは、グループディスカッションやメンバー間の非公式な会話に使用することができます。
Skype– チームメンバーと議論する必要があり、直接意見を聞きたい場合。Skypeでの議論は、必要性が持続する場合、長時間のルートになることがあります。
電話– 速く伝えたいことがあり、入力に時間がかかる場合、また、メッセージが明確に伝わるようにする場合。声のトーンで多くのことが伝わります。

5.従業員に俯瞰的な視点を与える

リモート社員は受け手側で、プロジェクトを俯瞰することができないことが多いのです。各メンバーが長期的な目標に向かって努力しているにもかかわらず、プロジェクト全体がどのような姿を想定しているのかがわからず、孤立しがちになってしまうのです。 TrelloのようなウェブサイトやCoveのようなアプリは、チームの長期目標と短期目標をリストアップし、各人の割り当てを指定するのに有効でしょう。そうすることで、チーム全体が相手の仕事を把握することができます。

結びの考え

リモートワークは、どこにいても、業界で最も優秀な人材を採用できる素晴らしいソリューションです。さらに、通勤時間を短縮することで、より生産性の高い労働時間を確保することも可能です。仕事を適切に管理することで、従業員の健康、幸福、生産性を確保することができます。

バーチャルワークの成功は、何が期待されているかをチームに伝えることで確実なものとなります。ですから、すべてのリモートワーカーに目標と目的を明確に伝え、意図したとおりにメッセージを受け取ってもらうことが重要です。また、オンラインミーティング（従来のオフィスミーティングよりも定期的に行うことが望ましい）を行う際には、社員一人ひとりに名前を呼びかけ、質問や疑問を投げかける機会を設けましょう。そうすることで、プロジェクトに関する曖昧さを緩和することができます。

Flickr.com / neel nk, Uitleg & tekst, Prakash Bhosale

著者についてReemaはPHPBabuのThought Leaderとして働いています。

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