Trelloによるプロジェクト管理
Trelloは、多くの人にとって夢をかなえる不思議なツールです。 ホワイトボードに付箋を貼ってもらうのはどうでしょう。 どこにでも持ち運べるホワイトボード。 職場でも、旅行先でも、レストランでも、どこでも一緒でしょう。 すべてのプロジェクトを管理し、1日のどの時間帯に誰が作業しているかを確認し、「ポストイット」メモに加えられた変更をその都度見ることができるなど、さまざまな機能があります。 これら全てがTrelloの本質を表しています。
オンラインポストイットノートとして機能するプロジェクトマネジメントツールです。 目的は、プロジェクトメンバー全員が同じページを持つことで、それぞれが相手の行動を把握し、それに合わせて動くことができるようにすることです。 そのため、生産レベルが非常に高く保たれています。 プロジェクト管理アプリは、ボード、リスト、カードなどのシステムで、チームメンバーがお互いを把握するのに役立つだろう。 ここでは、このツールの基本的な構造を説明します。
- ボード – ボードは、チームが取り組んでいるプロジェクトです。 ボードに追加されたメンバーだけが、その特定のプロジェクトを見ることができます。 また、ボードの操作、仲間へのメッセージの送信、自分や他のメンバーのカードへの追加、会話の開始、添付ファイルの送信、チェックリストの作成などに使用することができます。
- リスト – このままでは掲示板が少し煩雑になります。 そこで、要求事項の中で分類されるようなリストに分けられているのです。 また、このリストは、進行中、終了など、プロジェクトの状態を表しています。
- カード – 盤面をさらにカードに切り分け、追加、移動、編集、削除が可能です。 そのため、非常に柔軟性があり、プロジェクトの特定の要素を描くのに役立ちます。 取締役会で誰が何を担当するかにもよりますが、カードに変更があれば、プロジェクトの透明性は保たれます。 また、ファイルや画像の添付、メンバーの追加、ラベルの追加、期日や期限の追加、メンバーの割り当て、チェックリストなどの機能があります。
Trelloボードのさまざまな側面について、基本的な理解を深めることができます。 多くの企業がプロジェクトに取り組む際に直面する主な課題は、ブレインストーミング、タスクのスケジューリング、可動部品の編成などです。 これらは、何か支えになるものがないとストレスになります。 もしあなたがTrelloを使おうと思っているのなら、ここに信じられないような方法があります。
1）その日のタスクを整理する
一日の仕事は、頼るものがないと本当に面倒なものになります。 このアプリを通じて、1日、1週間、1ヶ月、1年などの全体を俯瞰することができます。 ツールに依存してプロジェクトを計画し、期限を逃すことはありません。 一日のうちで時間帯を区切って管理することで、ボードの機能をさらに高め、より使いやすくしています。
2）継続的なプロジェクトの管理
先に説明したように、Trelloはあなたとあなたのチームが取り組んでいる進行中のプロジェクトを処理するためのコラボレーションツールとして機能します。 参加者、期日を追加し、進捗を確認し、さらに多くの人を招待して、一日中いつでもプロジェクトで何が起こっているかを把握することが可能です。 しかも、リアルタイムで。 つまり、誰かがカードの1枚に変更を加えると、すぐにそれを見ることができるのです。
3）プロジェクトに戻るためのより良い方法
Trelloは、レトロスペクティブモードで、以前のプロジェクトの活動を振り返る機会を提供しています。 特に遠隔地のチームでは、多くのプロジェクトリーダーがこのツールを使って振り返りミーティングを行っています。 また、メンバーにメモを書くのも、長い目で見ると面倒になり、誰かを見逃してしまう可能性もあるので、これも不要になります。
4) スケジューリングの可視性
プロジェクトマネージャーの仕事は、プロジェクトをコーディネートし、各メンバーに情報を行き渡らせることです。 もし、全体的なスケジュールや繰り返し行われる会議があるのなら、掲示板にピン留めするのではなく、Trelloにすべてメモしておくとよいでしょう。 重要なメンバーにタグ付けすることで、確実にメッセージを受け取ることができます。
5）記憶の整理に役立つ
Trelloは個人的なタスクにも最適です。 新しいプロジェクトを始めるときにポイントを書き留める、プライベートで使えるToDoリストのようなものです。 プライベートやオフィシャルなイベントをカード形式で計画できるので、いつでもさかのぼって確認することができます。
コラボレーションツールは、顧客との打ち合わせに役立つ
一度に複数のクライアントと仕事をすることは、彼らの要求に応え、彼らのアイデアや提案を把握し、それに基づいて作業を進めなければならないので、常に困難が伴います。 各クライアントにはボードを割り当て、プロジェクトの成功を確認することができます。 オブザーバーモード（クライアントが「コメント」を投稿するのみで、本格的な変更はできない）を選択することができます。
このボードにクライアントとのミーティングを記録し、提案やアイデアのリストを追加し、キューに入れ、必要なものをチェックし、新しい仕事のアイデアに承認を得て、仲間の貢献を確認し、プロジェクトについて深く議論する、などです。 これは、会話の糸が切れやすい電子メールよりもずっと良い方法です。
プランニングに最適 エディトリアルカレンダー
Trelloのボードに最近追加されたのは、コンテンツマーケティング活動に使えるエディトリアルカレンダーでしょう。 MashableやReadWriteなどのウェブサイトは、このボードを使ってコンテンツやブログの企画を立てています。 それゆえ、内用・外用のどちらにも最適です。 ボード内の異なるチームメンバーは、何が公開されているか、何が公開待ちか、など、各コンテンツの状況を把握することができます。 さまざまなアイデアやトピックを理解するためのカラーラベル。
結論
Trelloのオープンエンドインターフェースとシンプルなデザインは、非常に人気があります。 このツールは、トヨタで開発された「かんばん方式」を採用しており、安定した性能を発揮します。 また、プロジェクトが小規模であれば、アジャイルプロジェクトマネジメントにも利用できる。
このコラボレーションツールは、ユーザー調査にも有効なソリューションとなるでしょう。 すべてのデータをボードで感じ、パターンを確認することができます。 正しく整理することで、驚くような結果が得られるはずです。 ボードを適切に使用することで、すべてのプロジェクトに透明性と説明責任を持たせることができます。 探検して、その違いを実感してください。 がんばってTrelloしてくださいね。
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ハブスタッフがTrelloの使い方をアドバイス
このプロジェクト管理ツールの詳細はWPCurveで
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著者についてReemaはPHPBabuのThought Leaderとして働いています。
