Hoe je met succes een team op afstand beheert

Uitbesteding heeft een aantal voordelen, maar als het gaat om het beheer van een team op afstand, moet u voorzichtig zijn en discreet te werk gaan. De belangrijkste reden is dat je de teamleden niet in levende lijve kunt zien, en het interactieniveau dus minder is dan wanneer je vanuit hetzelfde kantoor werkt.

Als u de voordelen van outsourcing wilt benutten, dan ligt het succes in het minimaliseren van de nadelen en het maximaliseren van de voordelen van outsourcing. Er zijn verschillende soorten personeel: interne teams (waarbij het hele team vanuit uw kantoor werkt), hybride teams (waarbij zowel interne teams als teams op afstand samenwerken) en teams op afstand (uit verschillende geografische gebieden, afhankelijk van de aard van het project en de vereiste expertise).

1. Videoconferentietechnologie

Technologisch vernuft is heel belangrijk als je een team op afstand effectief wilt managen. Wanneer u nieuwe leden aan het team toevoegt, kunt u hen uitnodigen voor een videoconferentie, waarbij u het nieuwe lid kunt voorstellen aan de rest van het team en een virtuele rondleiding door het kantoor kunt geven.
Dit kan ook worden gevolgd door “get-to-know” e-mails en telefoongesprekken, zodat de frequenties tussen de teamleden op elkaar kunnen worden afgestemd. Zet deze samenwerking voort door elke week regelmatig te vergaderen, zodat ze kunnen uitzoeken hoe ze het beste kunnen samenwerken. Regelmatige en geplande teamvergaderingen kunnen de telewerkers het gevoel geven dat ze deel uitmaken van het team. Zodra het gevoel van vervreemding verdwijnt, voelen ze zich verbonden, voortdurend.

2. Getalenteerde programmamanagers om de vaardigheden

Huur een bekwame en ervaren programmamanager in die gemakkelijk om kan gaan met teams op afstand. Hij moet competenties kunnen herkennen en dienovereenkomstig taken kunnen toewijzen. De teamleden en de projectmanager mogen niet onzichtbaar voor elkaar zijn, waarin het team zich zorgen maakt over het “uit het oog, uit het hart” gevoel. En al die tijd vecht de projectmanager met de zorgen over de productiviteit van het team. Als de technologie goed en continu is, hoeft de projectleider zich geen zorgen te maken dat hij niet fysiek kan overzien wat er gebeurt en hoe het project verloopt. Het is echter belangrijk doelen te stellen en hun werk van tijd tot tijd te beoordelen, zodat leiders de prestaties van hun teamleden nauwkeurig kunnen meten. De manager moet zich echter beter organiseren omdat hij te maken heeft met een team dat niet functioneert als het traditionele team. Zij kunnen uit verschillende culturen komen en op verschillende uren werken, dus is het belangrijk een gevoel van teamwerk en gemeenschap te creëren om hen effectief te beheren. Het is belangrijk om elk lid van het team op afstand op een consequente manier te behandelen.

3. Alleen de juiste mensen met de juiste eigenschappen aannemen

Thuiswerken is gemakkelijk, maar werken met inzet niet, want afleiding komt van verschillende kanten. Het vergt tact om mensen te vinden die productief thuis kunnen werken. Zij werken graag doelgericht en leveren op tijd. Als u mensen kunt vinden die “zelfstarters” zijn, is het halve werk gedaan omdat u bij hen de volgende eigenschappen en vaardigheden aantreft

- Betrouwbaarheid
- Georganiseerd
- Samenwerking
- Communicatie vaardigheden
- Aanpasbaar aan de eisen van het bedrijf
- Ervaring met het stellen van prioriteiten
- Zal zelfgemotiveerd zijn
- Beschikken over een prijzenswaardige werkethiek

Let op bij het aannemen van personeel en beoordeel hun taalvaardigheid door te communiceren via verschillende wegen zoals Skype, telefoon en e-mail. Elk van deze media zou de verschillende manieren van communiceren belichten en weergeven hoe goed iemand zinnen kan vormen en coherent kan schrijven. Mails zouden de perfecte indicatie zijn van hoe goed (en hoe vaak) de persoon in de toekomst zou reageren. Het telefoongesprek is belangrijk omdat het iemands verbale vaardigheden en uitspraak laat zien.

4. De communicatielijnen openhouden

Het is belangrijk dat er communicatie is tussen het team op afstand en het team op uw kantoor. Ideeën, of wijzigingen in plannen moeten dagelijks onmiddellijk worden meegedeeld via chats, e-mails of telefoon.

Moedig uw team op afstand aan om innovatief te zijn en inspireer hen om met nieuwe ideeën te komen. Zorg ervoor dat u elke dag op de hoogte bent van de voortgang van het project; en houd uw verwachtingen helder. Als u weet hoe dingen werken terwijl uw team op afstand is, lost dat de helft van de problemen op, en stelt u realistische doelen. Mindful zijn betekent weten wanneer je moet werken, welke communicatielijnen open moeten blijven, wanneer je dialogen met het team moet beginnen, hoe je vakanties moet aankondigen (mensen hebben verschillende culturen en overtuigingen).

Hier is een kleine tip over het gebruik van verschillende communicatiekanalen:

E-mails – Wanneer u iets wilt meedelen dat officieel moet worden vastgelegd.
Chats – Whatsapp of Hangouts kunnen worden gebruikt voor groepsdiscussies en informele gesprekken tussen leden.
Skype – Wanneer u iets met de teamleden moet bespreken en hun directe inbreng nodig hebt; Skype-discussies kunnen lange trajecten in beslag nemen als de behoefte blijft bestaan.
Telefoon – Wanneer je echt snel iets wilt communiceren, en typen kost tijd; zorg er ook voor dat de boodschap duidelijk overkomt. Veel kan worden overgebracht door de toon van de stem.

5. Geef de werknemers het voordeel van het vogelperspectief

Vaak zitten de werknemers op afstand aan de ontvangende kant, en krijgen ze niet het overzicht over het project. Ook al werkt elk lid van het team aan een langetermijndoelstelling, ze hebben de neiging geïsoleerd te raken omdat ze geen idee hebben hoe het hele project er naar verwachting uit zal zien. Websites als Trello of apps als Cove kunnen nuttig zijn om de lange- en kortetermijndoelstellingen van het team op een rijtje te zetten en vervolgens de taken van elke persoon te specificeren. Zo weet het hele team waar de ander aan werkt.

Afsluitende gedachten

Werken op afstand is een geweldige oplossing om de beste talenten in de sector in te huren, ongeacht waar ze zich bevinden. Bovendien kan het ook de reistijd verminderen, zodat werknemers meer productieve uren kunnen maken. Een goed beheer van het werk zorgt ervoor dat de werknemers gezonder, gelukkiger en productiever zijn.

Het succes van een virtuele werksetting kan worden verzekerd wanneer u het team duidelijk maakt wat er wordt verwacht. Het is dus belangrijk om de doelen en doelstellingen aan alle telewerkers duidelijk te maken, zodat zij de boodschap krijgen zoals die bedoeld is. En wanneer u online vergaderingen houdt (die regelmatiger moeten plaatsvinden dan traditionele kantoorvergaderingen), spreek dan elke werknemer bij naam aan en geef hem de kans om vragen te stellen of twijfels te uiten. Op die manier kan elke onduidelijkheid over het project worden weggenomen.

Flickr.com / neel nk, Uitleg & tekst, Prakash Bhosale

Over de auteur: Reema werkt als Thought Leader bij PHPBabu.

Hoe je met succes een team op afstand beheert