Projectbeheer met Trello
Trello is een wondermiddel, een droom die voor velen uitkomt. Wat dacht je van een whiteboard met post-it briefjes erop? Een whiteboard dat je overal mee naartoe kunt nemen. Het zou bij u zijn op uw werkplek, tijdens uw reis, in het restaurant, overal. U kunt al uw projecten beheren, zien wie er op een bepaald moment van de dag aan werkt, wijzigingen in de “post-it”-notities bekijken naarmate ze worden uitgevoerd, enzovoort. Dit alles en meer vat samen waar Trello over gaat.
Het is een hulpmiddel voor projectbeheer dat functioneert als een online post it note. Het doel is om alle projectleden op één lijn te houden, zodat iedereen weet wat de ander doet, zodat ze dienovereenkomstig kunnen handelen. Hierdoor blijft de productie extreem hoog. De project management app is een systeem van borden, lijsten en kaarten die de teamleden zouden helpen elkaar te volgen. Dit is de basisstructuur van dit instrument:
- Boards – Board is een project waar een team aan werkt. Alleen leden die aan het bestuur zijn toegevoegd kunnen dat specifieke project zien. Ze kunnen ook de borden besturen, berichten sturen naar hun collega-teamleden, zichzelf en andere leden toevoegen aan de kaarten, gesprekken beginnen, bestanden als bijlagen versturen en checklists maken.
- Lijsten – Het bord wordt een beetje omslachtig als het blijft zoals het is. Het is dus onderverdeeld in lijsten, die ze zouden indelen bij de eisen. De lijst geeft ook de status van het project weer – lopend, voltooid, enz.
- Kaart – U kunt het bord verder opdelen in kaarten die kunnen worden toegevoegd, verplaatst, bewerkt en verwijderd. Dit maakt het zeer flexibel, en helpt bij het uitbeelden van een specifiek element van het project. Afhankelijk van wie wat doet in het bestuur, zouden de wijzigingen in de kaarten het project transparant houden. U kunt ook bestanden en afbeeldingen bijvoegen, leden en labels toevoegen, vervaldata en deadlines toevoegen, leden en checklists toewijzen, enz.
Dit is een basisbegrip van de verschillende aspecten van het Trello-bord. De belangrijkste uitdagingen voor de meeste bedrijven bij het werken aan een project zijn het brainstormen, het plannen van taken en het orkestreren van de bewegende delen. Deze zijn stressvol, zonder iets om ze te ondersteunen. Als u van plan bent om Trello te gebruiken, dan zijn hier enkele ongelooflijke manieren om dat te doen:
1) Organiseer uw taken voor de dag
De taken voor de dag kunnen echt lastig worden als je niet iets hebt om op terug te vallen. Via deze app kun je een overzicht krijgen van de hele dag, week, maand, jaar etc. Plan uw project op basis van de tool, en mis nooit een deadline. Verbeter de mogelijkheden van het bord verder door tijdblokken voor verschillende delen van de dag aan te houden om het gemakkelijker te maken.
2) Een lopend project beheren
Zoals eerder uitgelegd, fungeert Trello als een samenwerkingstool voor lopende projecten waar u en uw team aan werken. U kunt mensen en data toevoegen, de voortgang bijhouden, meer mensen uitnodigen en op elk moment van de dag op de hoogte blijven van wat er in uw project gebeurt. En, in real-time. Dat betekent dat wanneer iemand wijzigingen aanbrengt in een van de kaarten, je dat meteen kunt zien.
3) Een betere manier om terug te gaan naar uw project
Trello biedt de mogelijkheid om in de retrospectieve modus na te denken over de activiteiten van de vorige projecten. Veel projectleiders gebruiken dit instrument voor retrospectieve vergaderingen, vooral voor teams op afstand. Hierdoor is het ook niet meer nodig om briefjes aan de leden te schrijven, omdat dit op den duur omslachtig kan worden en u misschien zelfs iemand over het hoofd ziet.
4) Zichtbaarheid van de planning
De taak van de projectmanager is het project te coördineren en ervoor te zorgen dat elk lid op de hoogte blijft. Als je een overkoepelende planning en terugkerende vergaderingen hebt, zou het goed zijn om ze allemaal in Trello te noteren, in plaats van ze op het prikbord te prikken. Het taggen van belangrijke leden zorgt ervoor dat zij de berichten ontvangen.
5) Een nuttig geheugensteuntje
Trello is ook geweldig voor persoonlijke taken. U kunt punten noteren wanneer u aan een nieuw project begint, zoiets als een to-do lijst die u privé kunt houden. U kunt persoonlijke en officiële gebeurtenissen plannen in de vorm van kaarten, zodat u op elk moment terug kunt gaan om ze te controleren.
De samenwerkingstool helpt bij klantvergaderingen
Werken met meerdere klanten tegelijk is altijd een uitdaging omdat je hun eisen moet bijhouden, hun ideeën en suggesties moet bijhouden en eraan moet werken. Elke klant kan een bord toegewezen krijgen, waar hij het succes van het project kan bekijken. U kunt ervoor kiezen om ze in de Observer-modus te zetten (waar de klant alleen “commentaar” mag plaatsen, en geen serieuze wijzigingen mag aanbrengen).
Noteer elke klantvergadering in deze borden, voeg een lijst met aanbevelingen en ideeën toe, zet dingen in de wachtrij, controleer wat nodig is, krijg goedkeuring voor nieuwe werkideeën, bijdragen van collega’s, ga diep in op het project, enz. Dit is veel beter dan de e-mail, waar de kans om de draad van het gesprek kwijt te raken veel groter is.
Geweldig voor het plannen van Redactionele kalenders
Een recente toevoeging voor het Trello-bord zou de Editorial Calendar zijn die je kunt gebruiken voor contentmarketingactiviteiten. Websites als Mashable en ReadWrite gebruiken dit bord om hun inhoud en blogs te plannen. Daarom is het perfect voor zowel intern als extern gebruik. Verschillende teamleden in het bestuur kunnen de status van elke inhoud begrijpen, inclusief wat is gepubliceerd, wat wacht op publicatie, enzovoort. Gekleurde labels om verschillende ideeën en onderwerpen te begrijpen.
Conclusie
De open interface en het simplistische ontwerp van Trello maken het zeer populair. De tool gebruikt het Kanban-systeem, ontwikkeld in Toyota om een stabiele prestatie te leveren. Het kan ook worden gebruikt voor agile projectmanagement, als het project klein is.
De samenwerkingstool zou ook een goede oplossing zijn voor uw gebruikersonderzoek. U kunt al uw gegevens in de borden voelen, en ze controleren op patronen. Als je ze goed organiseert, krijg je verrassende resultaten. Het oordeelkundig gebruik van de borden zal u helpen transparantie en verantwoording te genereren in al uw projecten. Verken het, en voel het verschil. Succes met Trello-en!
Interessante artikelen :
Hubstaff geeft advies over het gebruik van Trello
Meer informatie over deze projectbeheertool op WPCurve
Flickr.com / Rosenfeld / Science Cafe / Matthew
Over de auteur: Reema werkt als Thought Leader bij PHPBabu.
