Hvordan administrere et eksternt team

Outsourcing har en rekke fordeler, men når det gjelder å administrere et eksternt team, må du utvise forsiktighet og utvise skjønn. Hovedårsaken er fordi du ikke kan se teammedlemmene i kjøtt og bein, og dermed er interaksjonsnivået mindre sammenlignet med å jobbe fra samme kontor.

Hvis du ønsker å utnytte fordelene med outsourcing, ligger suksess i å minimere ulempene og maksimere fordelene ved outsourcing. Arbeidsstyrker er av forskjellige slag: internt (hvor du har hele teamet som jobber fra kontoret ditt), hybrider (hvor du har et samarbeid med både internt og eksternt team) og eksterne team (fra ulike geografiske områder, avhengig av arten av prosjekt og kompetanse kreves).

1. Videokonferanseteknologi

Teknologisk briljans er veldig viktig hvis du skal administrere et eksternt team effektivt. Når du legger til nye medlemmer til teamet, kan du invitere dem til en videokonferanse, hvor du kan introdusere det nye medlemmet for resten av teammedlemmene, og gi en virtuell omvisning på kontoret.
Dette kan også følges av «bli-kjent»-e-poster og telefonsamtaler, slik at frekvensene mellom teammedlemmene kan matches. Fortsett dette samarbeidet ved å ha regelmessige møter hver uke, slik at de kan finne ut måter å samarbeide på den mest effektive måten. Regelmessige og planlagte teammøter kan få fjernarbeiderne til å føle seg som en del av teamet. Når følelsen av fremmedgjøring forsvinner, føler de seg forbundet, konstant.

2. Dyktige programledere for å få øye på ferdighetene

Ansett en dyktig og erfaren programleder som enkelt kan håndtere eksterne team. Han bør være i stand til å oppdage kompetanse og tildele oppgaver deretter. Teammedlemmene og prosjektlederen skal ikke være usynlige for hverandre, der teamet bekymrer seg for følelsen av «ute av syne, ute av sinnet». Og hele tiden vil prosjektlederen kjempe med bekymringen angående produktiviteten til teamet. Hvis teknologien er god og kontinuerlig, trenger ikke prosjektlederen bekymre seg for at han ikke fysisk kan overvåke hva som skjer og hvordan prosjektet beveger seg. Det er imidlertid viktig å sette opp mål og vurdere arbeidet deres fra tid til annen, slik at ledere nøyaktig kan måle ytelsen til teammedlemmene sine. Imidlertid må lederen være mer organisert fordi de har å gjøre med et team som ikke fungerer som det tradisjonelle teamet. De kan komme fra forskjellige kulturer, jobbe til forskjellige tider, så det er viktig å skape en følelse av teamarbeid og fellesskap for å håndtere dem effektivt. Det er viktig å behandle hvert medlem av det eksterne teamet på en konsekvent måte.

3. Ansett bare de riktige personene med de riktige egenskapene

Å jobbe hjemmefra er enkelt, men å jobbe med engasjement er det ikke, fordi distraksjoner kommer fra ulike retninger. Det krever takt å finne folk som kan jobbe produktivt hjemmefra. De vil like å jobbe med fokus og vil levere i tide. Hvis du kan finne folk som er «selvstartere», er det halve jobben gjort fordi du kan finne følgende egenskaper og ferdigheter i dem

- Pålitelighet
- Organisert
- Samarbeid
- Kommunikasjons ferdigheter
- Kan tilpasses bedriftens krav
- Erfaring med prioritering av arbeider
- Vil være selvmotivert
- Har prisverdig arbeidsmoral

Vær oppmerksom når du ansetter rekrutter og vurder språkkunnskapene deres ved å kommunisere gjennom forskjellige moduser som Skype, telefon og e-post. Hvert av disse mediene vil fremheve de forskjellige måtene for kommunikasjon og skildre hvor godt en person kan danne setninger og skrive sammenhengende. E-poster ville være den perfekte indikasjonen på hvor godt (og hvor ofte) personen ville svare i fremtiden. Telefonsamtalen er viktig fordi den viser frem personens verbale ferdigheter og bruk av uttale.

4. Holde åpne kommunikasjonslinjer

Det er viktig å ha kommunikasjon mellom det eksterne teamet og teamet på kontoret ditt. Ideer eller endringer i planer bør kommuniseres umiddelbart gjennom chatter, e-poster eller telefoniske midler daglig.

Oppmuntre det eksterne teamet ditt til å være nyskapende, og inspirer dem til å nå ut med nye ideer. Sørg for at du blir vurdert av fremdriften til prosjektet hver dag; og hold forventningene dine rett. Å være oppmerksom på hvordan ting fungerer mens teamet ditt er eksternt løser halvparten av problemene, og setter realistiske mål. Å være oppmerksom innebærer å vite når man skal jobbe, hvilke kommunikasjonslinjer som bør holdes åpne, når man skal starte dialoger med teamet, hvordan man kunngjør ferier (mennesker er forskjellige kulturer og tro).

Her er et lite tips om hvordan du kan bruke ulike kommunikasjonskanaler:

E- poster – Når du ønsker å kommunisere noe som bør registreres offisielt.
Chatter – Whatsapp eller Hangouts kan brukes til gruppediskusjoner og uformell prat blant medlemmene
Skype – Når du trenger å diskutere noe med teammedlemmene og trenger deres direkte innspill; Skype-diskusjoner kan ta lange ruter hvis behovet vedvarer
Telefon – Når du vil kommunisere noe veldig raskt, og det tar tid å skrive; sørg også for at budskapet er tydelig kommunisert. Mye kan kommuniseres gjennom tonefallet.

5. Gi de ansatte fordelen av fugleperspektiv

Ofte er de eksterne ansatte på mottakersiden, og de klarer ikke å få et fugleperspektiv av prosjektet. Selv om hvert medlem av teamet jobber mot et langsiktig mål, har de en tendens til å bli isolert fordi de ikke aner hvordan hele prosjektet forventes å se ut. Nettsteder som Trello eller apper som Cove vil være nyttige for å liste opp teamets langsiktige og kortsiktige mål, og deretter spesifisere hver persons oppdrag. På denne måten vil hele teamet vite hva den andre jobber med.

Avsluttende tanker

Å jobbe eksternt er en flott løsning for å ansette de beste talentene i bransjen, uavhengig av hvor de befinner seg. I tillegg kan det også redusere pendlertiden, slik at ansatte kan legge ned mer produktive timer. Riktig arbeidsledelse sikrer at ansatte er sunnere, gladere og produktive.

Suksessen til virtuell arbeidsinnstilling kan sikres når du kommuniserer til teamet hva som forventes. Så det er viktig å formulere målene og målene til alle fjernarbeiderne slik at de får budskapet slik de er ment. Og når du gjennomfører nettmøter (som bør gjøres på en mer regelmessig måte enn tradisjonelle kontormøter), ta til hver ansatt ved navn, og gi dem en sjanse til å stille spørsmål eller stille tvil. På denne måten kan enhver uklarhet angående prosjektet dempes.

Flickr.com / neel nk, Uitleg & tekst, Prakash Bhosale

Om forfatteren: Reema jobber som tankeleder ved PHPBabu.

Hvordan administrere et eksternt team