Hur man framgångsrikt leder ett team på distans
Outsourcing har många fördelar, men när det gäller att hantera ett team på distans måste du vara försiktig och diskret. Huvudskälet är att du inte kan se gruppmedlemmarna i kött och blod, och därför är interaktionen mindre än om du arbetar på samma kontor.
Om du vill utnyttja fördelarna med outsourcing är det viktigt att minimera nackdelarna och maximera fördelarna med outsourcing. Det finns olika typer av arbetsstyrkor: interna team (där hela teamet arbetar från ditt kontor), hybrider (där du har ett samarbete mellan både interna team och fjärrteam) och fjärrteam (från olika geografiska områden, beroende på vilken typ av projekt och expertis som krävs).
1. Teknik för videokonferenser
Teknisk briljans är mycket viktigt om du ska kunna hantera ett team på distans på ett effektivt sätt. När du lägger till nya medlemmar i teamet kan du bjuda in dem till en videokonferens där du kan presentera den nya medlemmen för resten av teamet och ge en virtuell rundtur på kontoret.
Detta kan också följas av e-postmeddelanden och telefonsamtal för att lära känna varandra så att frekvenserna mellan gruppmedlemmarna kan matchas. Fortsätt samarbetet genom att ha regelbundna möten varje vecka, så att de kan komma fram till hur de kan arbeta tillsammans på det mest effektiva sättet. Regelbundna och schemalagda gruppmöten kan få distansarbetarna att känna sig som en del av teamet. När känslan av främlingskap försvinner känner de sig ständigt anslutna.
2. Begåvade programledare för att upptäcka kompetensen
Anställ en skicklig och erfaren programledare som lätt kan hantera fjärrteam. Han bör kunna upptäcka kompetenser och tilldela uppgifter i enlighet med detta. Teamets medlemmar och projektledaren får inte vara osynliga för varandra, vilket gör att teamet oroar sig för känslan av att vara ”utom synhåll, utom åtanke”. Och hela tiden kämpar projektledaren med att oroa sig för teamets produktivitet. Om tekniken är bra och kontinuerlig behöver projektledaren inte oroa sig för att inte fysiskt kunna övervaka vad som händer och hur projektet fortskrider. Det är dock viktigt att sätta upp mål och utvärdera deras arbete från tid till annan, så att ledarna kan mäta sina gruppmedlemmars prestationer på ett korrekt sätt. Chefen måste dock vara mer organiserad eftersom han eller hon har att göra med ett team som inte fungerar som ett traditionellt team. De kan komma från olika kulturer och arbeta på olika tider, så det är viktigt att skapa en känsla av lagarbete och gemenskap för att hantera dem effektivt. Det är viktigt att behandla varje medlem av fjärrteamet på ett konsekvent sätt.
3. Anställ endast rätt personer med rätt egenskaper.
Det är lätt att arbeta hemifrån, men det är inte lätt att arbeta engagerat, eftersom distraktioner kommer från olika håll. Det krävs fingertoppskänsla för att hitta personer som kan arbeta produktivt hemifrån. De tycker om att arbeta med fokus och levererar i tid. Om du kan hitta personer som är ”självgående” är halva jobbet gjort eftersom du kan hitta följande egenskaper och färdigheter hos dem
-
- Pålitlighet
- Organiserad
- Samarbete
- Kommunikationsfärdigheter
- Anpassningsbar till företagets krav
- Erfarenhet av att prioritera arbeten
- Kommer att vara självmotiverad.
- Har en berömvärd arbetsmoral.
Var uppmärksam när du anställer rekryterare och utvärdera deras språkkunskaper genom att kommunicera via olika sätt som Skype, telefon och e-post. Var och en av dessa medier skulle belysa olika sätt att kommunicera och visa hur väl en person kan bilda meningar och skriva sammanhängande. E-postmeddelanden skulle vara en perfekt indikation på hur bra (och hur ofta) personen skulle svara i framtiden. Telefonsamtalet är viktigt eftersom det visar på personens verbala färdigheter och uttal.
4. Att hålla kommunikationslinjerna öppna
Det är viktigt att det finns kommunikation mellan teamet på distans och teamet på kontoret. Idéer eller ändringar i planerna bör kommuniceras omedelbart genom chattar, e-post eller telefoni varje dag.
Uppmuntra ditt distansteam att vara innovativt och inspirera dem att komma med nya idéer. Se till att du får veta hur projektet fortskrider varje dag och håll dina förväntningar på plats. Att vara uppmärksam på hur saker och ting fungerar när ditt team är på distans löser hälften av problemen, och sätt upp realistiska mål. Att vara uppmärksam innebär att veta när man ska arbeta, vilka kommunikationslinjer som ska hållas öppna, när man ska inleda dialoger med teamet, hur man tillkännager semestrar (människor har olika kulturer och trosuppfattningar).
Här är ett litet tips om hur du kan använda olika kommunikationskanaler:
E-post – När du vill kommunicera något som ska registreras officiellt.
Chattar – Whatsapp eller Hangouts kan användas för gruppdiskussioner och informella samtal mellan medlemmarna.
Skype – När du behöver diskutera något med teammedlemmarna och behöver deras direkta input; Skype-diskussioner kan ta lång tid om behovet kvarstår.
Telefon – När du vill kommunicera något väldigt snabbt och det tar tid att skriva, och du vill också se till att meddelandet är tydligt. Mycket kan förmedlas genom tonfallet.
5. Ge medarbetarna fördelarna med fågelperspektivet.
Ofta är det de distansanställda som är mottagare, och de får inte en överblick över projektet ur fågelperspektiv. Även om varje medlem i teamet arbetar mot ett långsiktigt mål tenderar de att bli isolerade eftersom de inte har någon aning om hur hela projektet förväntas se ut. Webbplatser som Trello eller appar som Cove kan vara användbara för att lista teamets långsiktiga och kortsiktiga mål och sedan specificera varje persons uppdrag. På så sätt vet hela teamet vad de andra arbetar med.
Avslutande tankar
Att arbeta på distans är en utmärkt lösning för att anställa de bästa talangerna i branschen, oavsett var de befinner sig. Dessutom kan det minska pendlingstiden, så att de anställda kan arbeta mer produktivt. En god arbetsledning garanterar att de anställda är friskare, gladare och mer produktiva.
En virtuell arbetsmiljö kan bli framgångsrik när du meddelar teamet vad som förväntas. Det är därför viktigt att formulera målen för alla distansarbetare så att de får det budskap de vill ha. Och när du håller möten online (vilket bör ske mer regelbundet än traditionella möten på kontoret), tala till varje anställd med namn och ge dem en chans att ställa frågor eller ifrågasätta. På så sätt kan eventuella oklarheter om projektet undanröjas.
Flickr.com / neel nk, Uitleg & tekst, Prakash Bhosale
Om författaren: Reema arbetar som Thought Leader på PHPBabu.
