Projektledning med Trello
Trello är ett fantastiskt verktyg, en dröm som går i uppfyllelse för många. Vad sägs om att ha en whiteboard med post-it-lappar? En whiteboard som du kan ta med dig var du än går. Du kan ha den med dig på din arbetsplats, på resan, på restaurangen, var som helst. Du kan hantera alla dina projekt, se vem som arbetar med dem när som helst på dagen, se ändringar som görs på post-it-lappar när de är gjorda och så vidare. Allt detta och mycket mer sammanfattar vad Trello handlar om.
Det är ett verktyg för projekthantering som fungerar som en post it-anteckning på nätet. Syftet är att hålla alla projektmedlemmar på samma sida, så att var och en vet vad de andra gör och kan agera därefter. Detta gör att produktionsnivåerna är extremt höga. Appen för projekthantering är ett system med tavlor, listor och kort som hjälper teammedlemmarna att hålla reda på varandra. Här är den grundläggande strukturen för det här verktyget:
- Styrelser – En styrelse är ett projekt som ett team arbetar med. Endast medlemmar som läggs till i styrelsen kan se det specifika projektet. De kan också styra tavlorna, använda dem för att skicka meddelanden till sina lagkamrater, lägga till sig själva och andra medlemmar på korten, inleda samtal, skicka filer som bilagor och skapa checklistor.
- Listor – Styrelsen kommer att bli lite tungrodd om den lämnas som den är. Därför delas den in i listor, som kategoriserar dem bland kraven. Listan representerar också projektets status – pågående, avslutat osv.
- Kort – Du kan dela upp brädet i kort som kan läggas till, flyttas, redigeras och raderas. Det gör den mycket flexibel och hjälper till att beskriva en specifik del av projektet. Beroende på vem som arbetar med vad i styrelsen skulle de ändringar som görs i korten göra projektet öppet. Du kan också bifoga filer och bilder, lägga till medlemmar, etiketter, lägga till förfallodagar och tidsfrister, tilldela medlemmar, checklistor osv.
Detta är en grundläggande förståelse för Trello-tavlans olika aspekter. De största utmaningarna som de flesta företag möter när de arbetar med ett projekt är att brainstorma, planera uppgifter och organisera de rörliga delarna. Dessa är stressiga utan något som stöder dem. Om du planerar att använda Trello, så finns här några fantastiska sätt att göra det på:
1) Organisera dina uppgifter för dagen
Dagens uppgifter kan bli besvärliga om du inte har något att lita på. Med den här appen kan du få en överblick över hela dagen, veckan, månaden, året osv. Planera ditt projekt med hjälp av verktyget och missa aldrig en deadline. Förbättra styrelsens möjligheter ytterligare genom att skapa tidsblock för olika delar av dagen för att underlätta arbetet.
2) Hantera ett pågående projekt
Som vi förklarade tidigare fungerar Trello som ett samarbetsverktyg för att hantera pågående projekt som du och ditt team arbetar med. Du kan lägga till personer, förfallodatum, spåra framsteg, bjuda in fler personer och hålla dig uppdaterad om vad som händer i ditt projekt när som helst på dagen. Och i realtid. Det innebär att när någon gör ändringar i ett av korten kan du se det direkt.
3) Ett bättre sätt att gå tillbaka till ditt projekt
Trello ger dig möjlighet att reflektera över aktiviteterna i tidigare projekt i retrospektivt läge. Många projektledare använder det här verktyget för retrospektiva möten, särskilt för grupper som arbetar på distans. Detta eliminerar också behovet av att skriva anteckningar till medlemmarna, eftersom det kan bli besvärligt i längden och du kanske till och med missar någon.
4) Synlighet vid schemaläggning
Projektledarens uppgift är att samordna projektet och se till att alla medlemmar hålls informerade. Om du har ett övergripande schema och återkommande möten är det bra att notera dem alla i Trello i stället för att sätta upp dem på anslagstavlan. Genom att märka viktiga medlemmar kan du se till att de får meddelanden.
5) En nyttig minnesjogg
Trello är också bra för personliga uppgifter. Du kan anteckna punkter när du börjar ett nytt projekt, som en slags att-göra-lista som du kan hålla privat. Du kan planera personliga och officiella händelser i form av kort, så att du när som helst kan gå tillbaka och kontrollera dem.
Samarbetsverktyget underlättar vid kundmöten
Att arbeta med flera kunder samtidigt är alltid en utmaning eftersom du måste hålla jämna steg med deras krav, hålla reda på deras idéer och förslag och arbeta med dem. Varje kund kan tilldelas en tavla där de kan se hur projektet har lyckats. Du kan välja att ha dem i observatörsläge (där klienten bara får skriva ”kommentarer” och inte göra några allvarliga ändringar).
Notera varje kundmöte på dessa tavlor, lägg till en lista med rekommendationer och idéer, lägg saker i kö, kontrollera vad som behövs, få godkännande för nya arbetsidéer, bidrag från arbetskamrater, gå in i djupa diskussioner om projektet osv. Detta är mycket bättre än e-post, där det är mycket lättare att förlora tråden i samtalet.
Perfekt för planering Redaktionella kalendrar
Ett nytt tillägg till Trello är den redaktionella kalendern som du kan använda för innehållsmarknadsföring. Webbplatser som Mashable och ReadWrite använder den här tavlan för att planera sitt innehåll och sina bloggar. Därför är den perfekt för både inre och yttre användning. Olika teammedlemmar i styrelsen kan förstå statusen för varje innehåll, inklusive vad som är publicerat, vad som väntar på att publiceras och så vidare. Färgade etiketter för att förstå olika idéer och ämnen.
Slutsats
Trellos öppna gränssnitt och förenklade design gör det mycket populärt. Verktyget använder Kanban-systemet, som utvecklades i Toyota, för att ge en stabil prestanda. Den kan också användas för agil projektledning om projektet är litet.
Samarbetsverktyget är också en bra lösning för din användarundersökning. Du kan känna alla dina data på brädorna och kontrollera om det finns mönster i dem. Om du organiserar dem på rätt sätt kan du få överraskande resultat. En klok användning av styrelserna hjälper dig att skapa öppenhet och ansvarighet i alla dina projekt. Utforska den och känn skillnaden. Lycka till med Trello!
Intressanta artiklar :
Hubstaff ger råd om hur man använder Trello
Mer information om detta projektledningsverktyg på WPCurve
Flickr.com / Rosenfeld / Science Cafe / Matthew
Om författaren: Reema arbetar som Thought Leader på PHPBabu.
